Notion 一點通|不只是數位相簿,更是個人回憶錄#數位收納#整理新生活運動#LifeOS-03

上一集中我們講到通訊錄的應用,恰巧結合「整理新生活運動」中的社交斷捨離,而本集要來探討整理新生活運動中的「親情」、「愛情」可以用什麼數位收納的方式來整理。

延伸閱讀:【整理新生活運動】整理繩子的另一端 S1(2/4)【整理新生活運動】學會整理後所帶來的副作用 S1(3/4)

為什麼要做數位收納?

時代在改變,科技在進步,以前我們使用底片拍照,必須去照相館「洗」照片,現在手機已經取代照相的功能,而我們的實體照片,也大多轉換為數位形式,我認為有幾個重點,讓我們更要去重視數位收納。

  1. 相片已經從實體變成數位檔案,一般人對於檔案大小相對無感,容易造成容量不足。
  2. 數位資料一多,後續要整理,要花的時間更多,難度更難。
  3. 數位收納最大的意義,除了整理檔案的實質「結果」,更重要的是「過程」中把絆(きずな)數位化,把抽象的人際關係一併整理好。
科技持續進步,我們的收納習慣也要跟著改變!

執行數位收納要結合檔案管理

如果只是單純的把數位檔案重新整理,這充其量只能說是建立「數位相簿」的概念,但是要做到「回憶錄」的程度,那要加一些數位收納的概念進來。

我不會把 Notion 當成相簿,我會封存到硬碟空間!

原因有兩個:

  1. Notion 不是本地端的工具,資料放在雲端有風險。
  2. 檔案過多或過大的情況,在 Notion 上同步會有延遲。
我不會把 Notion 當成相簿,我會封存到硬碟空間!

所以檔案就放在本地 NAS 或雲端硬碟上,並定期備份。

從人生系統的圖說來解釋,我們把手機中的相簿封存,是屬於檔案管理的範疇,把相簿按照「時間」建好資料夾並封存。另外,我們可以利用筆記工具製作屬於自己或家族的回憶錄,以下我用 Notion 來示範相關作法。

延伸閱讀(影片):XnBay 雲端備份,方便又簡單|個人雲端硬碟開箱#數位收納

Notion 中的回憶錄資料庫

Notion 中我會用資料庫來建立我的個人回憶錄,首先有兩個重點:

  1. 照片最好壓縮後再上傳到資料庫中
  2. 回憶錄可以關聯到以人為單位的通訊錄

延伸閱讀:Notion 一點通|我用 Notion 建立數位通訊錄#數位收納

使用前注意事項

照片最好壓縮後再上傳到資料庫中:

我前面有說過,我們的檔案最好是放在專門的「空間」,我們在Notion 中僅需要相簿的連結即可,另外裡面可以放置數張具有「代表性」的照片,這些照片可以直接匯入,也可以壓縮過再匯入,以上的作法是為了使用上可以更流暢,不會因為檔案同步問題而影響使用體驗。

回憶錄可以關聯到以人為單位的通訊錄:

Notion 中資料庫彼此是可以相互關聯的,所以我們關聯到以人為主的通訊錄,關聯的次數越多,也代表你跟對方的連結性越強。

資料庫欄位介紹

我們可以建立標題和描述欄位,拍照日期和建檔日期可以分開,接下來是相簿連結,可以連結到 Google 雲端。如此一來我們建立 Gallery(展示牆)的檢視模式,就可以快速陳列圖片還有背後的故事。

我要特別提的是「其他附件」和「歷史上的今天」這兩個屬性欄位。

其他附件:

這個欄位最有價值,因為代表自己有整理過,也有產生連結點,這張相片或這則故事的錄音、錄影檔,也許是長輩的遺物,或是孩子的勞作,最好是找當事人一起記錄,用問答的方式錄音或錄影,再把檔案連結貼到這個欄位中。

歷史上的今天:

我這裡用公式設計這一項功能,如果過往和今天日期相同,會顯示出來,類似臉書的功能。公式如下:

if(formatDate(prop("拍照日期"), "MM/DD") == formatDate(now(), "MM/DD"), format(dateBetween(now(), prop("拍照日期"), "years") + " 年前的今天"), "")

之後再設計一個「歷史上的今天」檢視方式,篩選出有打勾的事件,就可以在特定的日期一到,就跳出相關的相簿和回憶。

你可以把「歷史上的今天」這個檢視放在個人首頁或是日記頁面旁邊,這樣就會有回憶錄的效果。

補充:Paste as mention 功能

最後順便提一下,Notion 匯入外部網站連結,現在有新的功能 Paste as mention(貼上為提及)的內文格式,貼上後變成前面是網站標題,後面是網頁標題,滑鼠移過去還有網頁預覽小圖,變得更直觀。

個人回憶錄的延伸層面

如果已經掌握好數位收納的執行技巧,我們還可以用在什麼情境呢?

  1. 長輩和他的重要物品、紀念品
  2. 親友、伴侶間的重大事件(旅遊、聚會、節慶、紀念日)
  3. 晚輩的成長歷程、作品
個人回憶錄可以延伸到不同的情境

而回憶錄這個資料庫,也可以依照每個人的特性,結合到自己的人生系統中。回憶錄的模版連結我放在下方資訊列,有需要的可以自行下載運用。

https://youtu.be/N_B39IOMlkg

阿哲|大腦整理師
阿哲|大腦整理師

我是阿哲,我是一名兼職的整理師,喜歡研究各種提升生產力的方法和工具,目前正在推廣#數位收納的路上…

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