把我們的「人物」資料庫放進第二大腦#數位收納#整理新生活運動#LifeOS-02

我之前曾經提過社交斷捨離的概念,由於社交網路的快速和便利性,進而導致建立社交變得像吃速食一樣簡單,相反地,摧毀一段友誼,也僅需要點擊一個按鈕,雖然社交變得方便,但我們更應該定期檢視我們的社交情況,人類是群居的生物,沒有群體生活,對人類來說會是災難,但無效的社交,也對我們沒有太多幫助。

延伸閱讀:【整理新生活運動 】整理自己的社交網絡 S1(1/4)

另一方面,我認為人脈對我們也是很重要的一環,試想看看,當你家中馬桶壞掉,你有沒有一個「口袋名單」人選。又或是你在遇到理財方面的需求時,能否找到一個適合的人選詢問,就算我們再怎麼萬能,總是會遇到求助於人的時候吧!更別說是做生意的人,客戶就是你的衣食父母。這個時候我們應該如何建立並管理我們的社交人脈資料庫呢?

社交人脈,在人生系統中該如何定位?

我們來探討兩個問題:

問題一:通訊錄應該是發散還是收斂階段?

這時候翻出人生系統圖來檢視,我會把以人物為主的通訊錄,放在資料庫或是檔案的位置,我的想法,它們會是資料的收斂階段。因為當我們建立通訊錄,是為了未來要聯繫時,能找到相對應的聯繫方式,而這些人物,應該會有不同的類別,你跟對方會有特定的連結關係,例如:

  • 職場關係
  • 各行各業的專業人士
  • 社團同好(山友、車友、釣友、球友…)
  • 客戶名單
我的人生系統圖解
通訊錄在我人生系統中的定位

但你如果照這樣的思維去「分類」出資料庫或是資料夾,很快你便會發現行不通,原因在於界線過於模糊,同一個「人物」可能會跟你有關聯類別上的重疊,對方既是你的客戶,又跟你參加同一個俱樂部,當然,還可能是你的外遇對象。

我們在實體收納的邏輯上,每個檔案是獨立的,所以如果同一個人物在不同的類別中出現,勢必要複製資料到另一個類別中,但如果從「數位收納」的角度來看,我們可以利用功能來解決這種問題;比如說,Notion 或 Airtable 的欄位、Heptabase 的標籤、Anytype 的關聯,當然每個工具的作法大致相同,但功能定義都不太相同,就像下面這張表一樣。

「收斂」的通訊錄,不同工具功能不同但目標結果是一樣的。
「收斂」的通訊錄,不同工具功能不同但目標結果是一樣的。

我們可以把所有的人物,用一個資料庫來統一管理,也可以用不同的資料庫分別管理,不管用哪種工具哪種功能,背後的收納邏輯都是通的,而最終保險的作法,還是要定期匯出成 CSV 的通用格式來進行檔案封存。

問題二:「朋」跟「友」的收錄方法,會有不同嗎?

我自己是用 Notion 製作通訊錄,我認為「通訊錄」也是人生系統中的一部分,通常我會用同一個資料庫管理,頂多用標籤去區分群組,只有客戶名單會另外獨立資料庫,方便管理。

一開始可以先單純新增屬性欄位,達到社交「廣度」的層面,進一步新增內頁的細節,則可以達到社交「深度」的層面。

我會快速建立屬性欄位中的聯絡資訊,如果與對方的連結多了,再來考慮新增內頁的詳細資訊。

延伸閱讀:Notion 一點通|我用 Notion 建立數位通訊錄#數位收納

「人物」資料庫的延伸應用

除了單純的「通訊錄」作法,當我們把以「人物」為主的資料庫建好之後,未來我們可以跟其他子系統的內容串連來使用,這裡一樣用我的系統框架來舉其中幾個案例:

  • 客戶關係管理
  • 回憶錄
  • 紀念日提醒
  • 媒體紀實
  • 劇情需求

結合「專案」的客戶關係管理:

不管是銷售產品或是提供服務的相關行業,資料庫中理應都要有客戶的基本資料,我們可以利用 email 跟對方保持聯繫,Email 也可以作為電子報發送的對象。

而我們都知道,客戶名單對公司是個寶貴的資產,定期備份、封存,也是降低風險的作法。再者,客戶名單也可以關聯到產品銷售,可以有效做到售後服務,如果是醫師、律師、設計師…等行業,每一個對象,都可以關聯到特定案件,因為關聯的關係,就算有案件交接的需求,也可以減少許多轉換摩擦力。

延伸閱讀:Notion 一點通|如何用 Notion 做客戶關係管理

結合「日記」的回憶錄:

日記可以被當成單獨的子系統,如果跟「人」的資料庫串連,在未來我們可以更好地去掌握我們的社交情形,我跟對方的關聯程度是強是弱,都可以透過關聯去檢視。而回憶錄則是數位收納的另一種實際作法,這個我會在下一集中詳細介紹。

延伸閱讀:Notion 一點通|不只是數位相簿,更是個人回憶錄#數位收納#整理新生活運動#LifeOS-03

結合「行事曆」的紀念日提醒:

如果對方跟你有特定的紀念日,可以結合行事曆,透過關聯「待辦事項」或是利用提醒功能來達到備忘的結果,除了好朋友以外,尤其是身為業務工作者,如果你時常記得客戶的生日而提早做出準備,也順便提升在工作上的表現。

結合新聞「事件」的媒體工作者:

如果像記者這類的媒體工作者,可以將每一次的新聞事件,都關聯到對應的「人物」,這樣未來要採訪或製作,都可以串起對方過往的發言、事蹟、或是背景,如果要進行內容再製或是二次創作都是很迅速可以找到對應的資源。如果累積的資料夠多,甚至可以成為「人物特輯」的來源。

結合「作品」的劇情需求:

另外一種媒體工作者,就是編劇或是藝術家,我之前的文章中也有類似的作法,假設我們創建以「角色」為主的資料庫,之後只要跟這個人物相關的描述或是劇情需求,透過直覺性的建立關聯性,對於劇情發展和角色塑造,也能起到幫助的效果。

延伸閱讀:Heptabase 一點通|如何用 Heptabase 來做電影筆記?#5

所有的「人物」都是可以串連的,知識管理也是

其實維基百科也是類似的機制,當你搜尋事件或是物品,會關聯到相關的人物,底下有個題目可以考考大家,這些個別的「人物」中,有著共同的關聯作品,在這些「作品」中又有哪些歌詞是跟「作品角色」有關呢?

音樂跟小說間的關聯性
你能猜得出這些人物之間,相關聯的作品嗎?

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阿哲|大腦整理師
阿哲|大腦整理師

我是阿哲,我是一名兼職的整理師,喜歡研究各種提升生產力的方法和工具,目前正在推廣#數位收納的路上…

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