Notion Home 來了!打造個人主頁入口!#LifeOS-04

Notion 最近釋出了 Home(主頁)的功能,讓使用者可以依照自身需求「自定義」自己的首頁,這個主頁的概念也符合人生系統中的入口,今天就來介紹 Notion Home 的相關概念吧!

前言

前陣子看到官方釋出 Notion Home 的相關資訊,總有那麼似曾相似的感覺,後來才想到,ClickUp 在 2023 年底推出全新改版後的 3.0 版本中,也有優化 Home 的介面。

所以我自己的猜測,Notion 可能有受到使用者的反饋,進而發展主頁功能,也有可能是參考 ClickUp 3.0 的作法,有趣的是,ClickUp 近期也推出 Wiki 的新功能,也不知道是不是受到 Notion 的影響,總之,我從使用者旁觀的角度觀察這些軟體業進行產品開發的較勁,挺有趣的。

話說回來,不管是 Notion 還是 ClickUp,主頁(Home)的用途,就是解決我們使用者的痛點:

在一棟建築物外,有個明顯的入口處來指引我們。

像 Notion、ClickUp 這種工具的特性,都是層級很多,很多空間散佈在不同樓層,如果我們本身沒有這棟建築物的藍圖,就很容易迷失其中。

Notion Home 的必要性

如果你的工作性質是單兵作戰,不太需要團隊合作,那也許你會覺得「主頁」的功能有些多餘。其實不管是 Notion 或是 ClickUp,Home 是被設計給「團隊」中的「個人」使用的,所以你看到主頁中可以自定義,可以看到一些重要資訊,特別是「跟自己有關」的項目。

怎麼說呢?我來舉個例子:

除非我們是專案負責人,要管制所有成員的任務,不然我們如果是團隊成員,其他人的任務進度跟我沒有直接關係(這交給專案經理或是專案負責人傷腦筋就行了),如果真的牽涉到對方的進度,那就用一次 Sprint(衝刺)來協同作戰,對目標實施精準打擊。(所以有時候我覺得開會缺乏效率的原因就在這裡,開會過程各組報告,從第一組報告到最後一組,跟自己有關的就那麼其中一小段,剩下的時間都被綁在會議中。)

我的感想是:

Home 比較適合「個人」用途,打造自己的專屬入口,如果是團隊的入口指引,用 Wiki 會比較適合。

Home 比較適合「個人」用途,打造自己的專屬入口,如果是團隊的入口指引,用 Wiki 會比較適合。

怎麼使用 Notion Home?

Home 的位置

在左上角的側邊欄位,點擊 Home,這時候就會看到有一個全新的主頁功能。最上面有句問候語,後面的名字可以修改(就是這裡讓我覺得似曾相似,因為 ClickUp 也有這個欄位),不過我覺得問候語如果可以換成自己喜歡的名言佳句,或是未來結合 AI 那就更棒了!

Recently visit(最近到訪的頁面)

這裡會顯示最近有哪些頁面或資料庫曾經被編輯過,還有相關的編輯時間,這個部分很多筆記軟體都有,目的是讓心流不容易中斷

Upcoming events(即將到來的行程)

這裡綁定 Notion Calendar,可以清楚看出行事曆中的相關行程,右上角可以直接開啟行事曆,也可以點擊+新增行程,•••點開也有相關設定:

  • Mirror Canlendar APP(鏡向行事曆):看到 Notion Canlendar 中所設定的行事曆來源,也可以關閉來手動設定來源。
  • Include events(行程區間):有本日、本日及明日、三日、一週的日期範圍可以選擇,在日期間的行程會顯示在這裡
  • All-day events(全天活動):可以顯示全天活動,關閉後只會顯示該日期內限定時間的行程。
  • events without participants(沒有參與者的活動):預設是開啟,關閉的話在活動沒有其他成員的情況下,就無法顯示於此。這個設定可以區分出個人或是團隊的行程
  • Events without conferencing / location(沒有會議連結 /地點的活動):如果關閉,可以篩選出有會議連結或是有指定地點的行程
  • Hide from Home(從主頁隱藏)可以自行在主頁開啟或關閉。

My tasks(我的任務)

這裡會顯示「團隊中跟你有關的任務列表」,來源是團隊空間的 Tasks,已經先預設篩選和截止日排序,可以搜尋任務、用全頁面開啟,•••點開後,可以修改資料庫的相關設定,最後面點擊+新增行程。

以上說的都是基本操作,至於「我的任務」這項功能最大的意義,就是「只專注在跟你相關的任務」,至於團隊中跟你無關的、其他成員的任務則不需要佔用版面。

如果你本身是專案主管,其實也可以用這裡來一覽團隊成員的任務,只要選擇 Group(分組),再選 Assignee(受讓人),這樣就可以區分出所有人的工作項目。

Home views(主頁檢視)

這個區塊可以釘選最主要的資料庫顯示於此,點擊 Select database(選擇資料庫),再點選特定的目標,這裡操作方式就跟一般資料庫操作雷同,所有的資料庫設定方法也都一樣,如果想要看到其他資料庫,也可以點選,再點選 Add view(新增檢視),就可以切換瀏覽不同的資料庫了。

Learn(教學)

這個就是官方的一些教學,像是模版指南,和一些操作的教學,如果不需要也可以點選關閉。

Featured templates(特色模版)

這裡會提供一些預設的模版使用,包含日記、待辦清單、情緒面板…等等範例,點選後預覽模版,有需要再點選 Get template 就行了!這個區塊如果不需要顯示在主頁的話,跟以上所有區塊一樣,都可以自行關閉。

Notion Home 的版面配置

在 Home 之前,我是怎麼設計自己的專屬入口?

因為 Home 是為了使用者操作方便而推出的功能,也更好讓我們可以有個直覺性的「入口」,其實我自己先前就已經有手動設計出自己的 Home 指引頁面(也就是 Map of Contents),而且介面也是簡約又很適合行動裝置使用,接下來我會介紹一下我的作法。

設計 MOCs 前,一樣從問題開始…

我在設計 Notion 的每個頁面或資料庫,都一定會先從問題出發,以下是我想到的問題點:

  • 我要在主頁看到什麼內容?不需要多但是要精準…
  • 什麼功能是我直覺可以在主頁執行?步驟越少越好,速度越快越好…
我是怎麼設計自己的專屬入口?先想好問題點。

想到這裡,讓我想起來 Google 打敗 Yahoo 的故事,因為 Google 只有搜索欄位,沒有過多的資訊,所以載入速度快,而贏得使用者的青睞。

我的 Map of Contents 頁面配置

我的頁面是設計成窄版,一方面也是適配於行動裝置的考量。而內容不多,主打的就是一個簡約,只顯示必要資訊即可,總共有三個部分:按鈕區、任務提示區、還有最下方的快速連結區。

我的 Home 主頁頁面配置

按鈕區

最上面有一個新增 memo 的按鈕(紀錄暫時筆記,整理完會刪除),接下來就是分別對應到不同目標的按鈕,這裡有快速做筆記的按鈕,還有腦力激盪(發散)跟數位收納(收斂)的按鈕。

現在 Notion 的按鈕功能已經蠻成熟的,基本上我會把按鈕集中在主頁,統一進行動作。

任務提示區

再來是任務提示區,這裡我關聯到我的「任務」資料庫,並用不同檢視方式來分隔任務的現況,首先最上面是新增行動項目的按鈕,這裡可以快速新增行動,但這樣新增的行動並不是收斂後的行動,所以這種任務會被我先暫時分類到 Inbox 的階段,只是單純怕靈感跑掉而快速記錄下來,還沒有「時間性」的問題。

我最常的作法,還是從專案出發,但是因為專案有階層性,需要有專注心流的特定時段才能進行完整思考,而「專案」就會出現時間進度,所以這裡會依照設 定好的篩選、排序條件,顯示出已經逾期的任務,還有接下來近期的任務。

快速連結區

這裡就是設定到各子系統的快速連結,我這邊用的事同步區塊,所以每個子系統的最下方都有同步的快速連結。

以上就是我對個人主頁的建立思路,最後也想問問大家,你們會想傾向用官方的 Home 功能?還是自己設計一個主頁呢?

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阿哲|大腦整理師
阿哲|大腦整理師

我是阿哲,我是一名兼職的整理師,喜歡研究各種提升生產力的方法和工具,目前正在推廣#數位收納的路上…

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