Notion 一點通|我用 Notion 建立數位通訊錄#數位收納

我在之前提到過「朋」跟「友」的概念略有不同,我自己是以 Notion 資料庫的方式來管理跟我有關聯的「人物」,同時也是系統中的一小部分,接下來我們來看看這個資料庫的使用方法,也順便介紹我的設置方法。

一開始可以先單純新增屬性欄位,達到社交「廣度」的層面,進一步新增內頁的細節,則可以達到社交「深度」的層面。

延伸閱讀:【整理新生活運動 】整理自己的社交網絡 S1(1/4)

一般屬性欄位

資料庫中,屬性欄位可以新增各種資訊,像是電話、Email、職稱、地址、網址…等等的基本資訊,當然!同一個人物,分類可能會有重疊的情況,以下分類僅供參考。

群組類別(你跟對方的關聯性):

  1. 親友(親戚 / 朋友)
  2. 正相關(同事 / 主管部屬 / 客戶 / 同學)
  3. 非正相關(可以幫助你的人 / 廠商 / 社團 / 專業領域)

產業分類(對方的既有屬性=標籤):

這個就沒有一定標準,一自己的習慣去分類就好,這麼做的用意只是之後篩選比較能找到要搜尋的對象。

  1. 大分類:產業別(士農工商)
  2. 細分類:工作範疇(水電、弱電、泥作、木工)

本日壽星(壽星會顯示打勾):

這個欄位是公式欄位,功能為「顯示生日是今天的壽星」,公式如下:

formatDate(now(), "MM/DD") == prop("生日(月/日)")

當你在生日欄位中打上日期,公式會自動判斷是否為本日壽星。

社交斷捨離的特殊欄位

我在這個資料庫中有一個特殊欄位叫做 K.I.T.,意思是 keep in touch,如果超過一定時間沒有更新「深度」內容,可以定期地檢視並執行社交斷捨離! 這裡預設的公式為:未更新名單現況 500 天以上!

如果不需要這個欄位,可以直接刪除,如果覺得天數過長或過短,也可以在公式中自行調整。

dateBetween(now(), prop("最後修改日期"), "days") > 500 ? "社交斷捨離!" : ""

人物資料庫,可以設置多個嗎?

我們可以用通訊錄的概念,用一個資料庫來方便管理即可。當然也可以依照需求,分別建立不同的人物資料庫。

像我自己的客戶名單,因為有串連別的表單,所以我有分開建立資料庫。不論是一個或是多個資料庫的內容,也應該適時匯出成 CSV 檔案來進行封存。

延伸閱讀:【我的人生系統 Life OS-01】用一張圖告訴你系統化人生的框架#數位收納

通訊錄可以統一管理,也可以依照特性分別管理
通訊錄可以統一管理,也可以依照特性分別管理

通訊錄資料庫可以結合到人生系統

  1. 結合按鈕功能,可以在首頁快速新增通訊錄資訊,步驟為:
    1. 新增「按鈕」
    2. 輸入按鈕標題(點擊旁邊 Add an icon 可以改喜歡的圖示)
    3. 點擊 Add action(新增動作)
    4. 點擊 Add page to…(新增頁面到…)
    5. Select database>找到相對應的資料庫
    6. 點擊 Add another step(新增其他步驟)>Open page(打開頁面)
    7. Select page>New page added(當頁面新增),這樣才可以同步新增資料
    8. 點擊 Done 完成按鈕
  2. 關連 ⇒ 「數位相簿」資料庫,可以展現更多強連結。
  3. 關連 ⇒ 「行事曆」資料庫,每日行程的相關人士。
  4. 關連 ⇒ 「客戶」資料庫,做好客戶關係管理。
  5. 關連 ⇒ 「人力資源管理」資料庫,做好企業內部管理。
通訊錄資料庫可以結合到人生系統
通訊錄可以關聯到人生系統中的其他資料庫

下方資訊欄中有提供免費的 Notion 的模版,提供大家參考運用,人生系統中的其他部分,我們下次再來討論!

Notion 一點通|我用 Notion 建立數位通訊錄#數位收納

分享框


阿哲|大腦整理師
阿哲|大腦整理師

我是阿哲,我是一名兼職的整理師,喜歡研究各種提升生產力的方法和工具,目前正在推廣#數位收納的路上…

文章: 39

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *