【我的人生系統 Life OS-01】用一張圖告訴你系統化人生的框架#數位收納

之前我在Notion vs Heptabase,哪個更適合我?白月光與硃砂痣又該如何抉擇?#數位收納這篇文章中曾經提到,我用 Notion 打造人生系統,用 Heptabase 做好個人知識管理,其實嚴格來說,PKM(個人知識管理)是我人生系統中的一小部分,接下來我想分段介紹其中的概念,這個系統結合了很多理論和技巧,也融合了數位收納的概念。

人生系統 vs 系統化人生

大多數人在考慮要用什麼工具來建立自己的人生系統,但我認為系統化的人生,這個定義可能更符合我們要追求的,這也是我信奉的人生哲學,所以我認為人生跟系統,兩者是沒有界線的。

我們人生真的需要一個系統框架嗎?

我想這是很多人心中的疑問,要問我有沒有人生系統,我會說:

「應該有吧!」

誠如我開場所說的,你要說它是一個系統,它確實是一個屬於我個人的「流」(Flow),不管是生活還是工作,它就是一個屬於我自己的流程,你要說它不是一個系統,它也稱不上系統,也可以視為是我個體的投射,也漸漸成為我個體中的一部分。

再講下去就會變成哲學的議題了,回到正題,如果你自認為有人生系統,那就保持下去並且持續優化系統,如果你認為不需要被系統框架限制住自我,那我建議也不用先急著建立框架,可以聽完我的分析,再來認真考慮自己需不需要系統化的框架。

「大腦整理」三部曲

我們先來複習一下工具陣型的概念,為什麼我會希望大家都能畫出自己的工具陣型,整理出自己的一套工作流,唯有透過二維視角,才能看清楚自己工作流程,以及中間可能會遇到的問題,接下來,請按照以下三個步驟,結束這個回合。

延伸閱讀:做好工具整理,建立個人工作流#數位收納

第一步:先區分自己的工作特性,是進攻型還是防守型?

透過自我覺察,你可能已經發現,原來工作上有許多阻力,原來根本是自己不適合這種性質的工作,如果要繼續在現有崗位上發揮,那就得改變你的思考方式(發散思考或是收斂思考)

第二步:利用工具羅盤找到適合自己的數位工具…

先區分自己是進攻人還是防守人,再利用四個象限的不同特性,找到適合自己的工具,大家有沒有發現,從整理收納的角度來解釋,這四個象限,也分別對應到不同的收納人格,不同的收納人格在整理的環節也有不同的收納方法。

延伸閱讀:《認識你的收納人格》

排出自己的陣型後,對面的敵人(也就是人生目標、專案任務、以及待辦事項)也是有一定的陣型,一個好的將領,往往能看穿對方的陣型,去擊退眼前最重要的「核心任務」,而不是被動的等任務上門才來應戰,以後有機會可以再詳細聊聊孫子兵法的相關應用。

第三步:搭配不同維度的整理收納邏輯,打造專屬於個人的系統化流程…

不管是實體收納還是數位收納,能具備不同維度的思考方式是很重要的,未來我會用實際的案例來說明。

從一維的筆記單位,到四維的時間軸概念,慢慢建立個人的系統化流程,這裡不說成人生系統是因為怕大家誤解,我認為的哲理是:人生就是系統、系統就是人生,看你要不要設定框架而已),有不同維度的思考邏輯,就能達到「整理大腦」的境界!

打造人生系統,應該用同一個工具,還是用不同工具分工?

看到這邊,如果你已經要下定決心要打造「人生系統」,那麼問題來了:

你要用一個 All in one 的工具?還是要視工具特性,組合不同工具為完整系統?

如果用 All in one 的工具:

確實使用上,轉換的阻力會降低,但是,要確保這個工具符合你大部分的使用需求,如果沒有,就不能發揮最大戰鬥力!

如果用不同的工具並用:

工具轉換的成本會增加,但是,要確保美的工具使用上的關連性,不然兵力分散,也無法發揮最大戰鬥力!

我自己的作法,還是會按照不同階段,使用數個工具,組合成我最後的陣型,但我的主力軍,會以 Notion 為主,需要彌補的戰力,就用其他工具來補足。

接下來我就要拆解我的 Notion 系統中,有哪些子系統。

我的系統中,包含哪些子系統?

在參考了 ACCESS 理論後,我把自己想像成一台筆電,在處理資訊的時候,會有輸入、處理、輸出三個階段。

我的系統包含了1.輸入 2.處理 3. 輸出三個階段。
我的系統包含了1.輸入 2.處理 3. 輸出三個階段。

Input 輸入

我把所有接收外部資訊的管道都列在這個範圍中,其中包含社群媒體、Email、還有未經處理的外部資訊集中地:Inbox 收件匣。

這裡的重點是,盡可能在接收的時候減少不必要的雜訊(像是短影音跟廣告信),所有資訊在這裡接收後,會進行不同程度的處理,也是採用了 GTD 工作法的概念。如果是社群媒體的資訊,我會區分是需要思考內化的?還是不需要思考的內容?Notion 的話就會用 Page 處理前者,資料庫處理後者。Heptabase 的話就用白板處理前者、標籤處理後者。

至於 Email 的部分,這裡初步利用主動篩選的方法,分配到知識系統、行事曆、或是專案,如果是客戶一樣可以歸類到「不需要思考的」通訊錄,之後可以進一步做好客戶關係管理。

延伸閱讀:我的信箱爆炸了怎麼辦!如何有效做好信箱整理,對炸裂的信件不再焦慮

Output 輸出

這裡比較單純,就是資訊經過內化吸收後,所產出的內容!其實身為圖文或影音創作者,產出才是主要的本質,商業模式(變現)也只是附加項目。但現在的環境好像有點顛倒,普遍都是以變現為導向,反倒不是很在乎創作內容本質。

我自己在最終產出的階段,就是文章、影片為主,所以會有一集一集為單位為最終成果,如果是一般人的話也許不需要將輸出階段特別拉出來,但我認為「產出」的動作還是很重要的,可以找一個「空間」來存放你各種經過輸入階段後的經驗或是個人 Wiki,零碎無所謂,因為不是給別人看的,但未來要用到還是要能馬上提取。

HQ 處理中心

這裡就是系統的核心區域,依照接收資訊的不同特性,來歸類或是執行,有些事發散,有些是收斂,我主要有分幾個子系統,從發散到收斂依序為:PKM 知識系統、PM 專案管理、Calendar 行事曆、Space 儲存空間,還有一個類似於 MOCs 的入口頁面,以下就分別介紹各個子系統的組成要素。

MOCs 入口:

All in one 的統一入口,也是工具陣型中的指揮中心,另一種說法是 Dashboard,其中連結到知識系統、專案系統、行事曆系統跟檔案系統,當然,也可以設定一些精簡後的資訊顯示在這裡,透過行動裝置也可以快速掌握行動。

在 Notion 中,我會設定按鈕的自動化功能,可以在這裡快速執行,不需要經過層層關卡,確保生產力的連續性,而不被中斷。

PKM 個人知識管理:

我運用了思考階段的概念,我的上一篇文章Notion vs Heptabase,哪個更適合我?白月光與硃砂痣又該如何抉擇?#數位收納就曾經提過,一個完整的思考應該包含發散和收斂階段,在 Notion 的世界中,我會傾向「用頁面處理發散內容、用資料庫處理收斂內容」,因為我有發現很多人學習 Notion 的過程中,一旦學會資料庫強大的關連功能後,會產生「所有資訊都用資料庫當作第一處理方式」的思考邏輯,換個形容方式,我們在收拾東西時,全部掃進櫃子跟抽屜中,那一旦有這種做法,你會發現「資訊放進去櫃子中就很難再被拿出來」,事實上頁面也是可以關連頁面或資料庫,當我們能用一維(筆記)+三維(抽屜)的思維模式,我們在知識收納上會更順暢一些。如果是用 Heptabase,我會「用白板處理發散內容、用標籤處理收斂內容」。

我目前用 Heptabase 作為知識管理的主要工具,之前則是用 Notion。
我目前用 Heptabase 作為知識管理的主要工具,之前則是用 Notion。

PM 專案管理:

這裡有兩個部分,一個是比較抽象的 Object,可能是一個人生目標,一個靈感種子,屬於沒辦法直接量化的內容。這裡跟進度、時間都無關,但這裡要分析的是資源盤點,可以稍微排出優先順序的距離。

再來是專案,這裡需要培養一些「距離感」,因為專案是由上層的 Obj. 來的,有些專案離我們比較遠,但還是要花時間慢慢推進,有些比較急的,就必須集中火力來應付,而隨著專案逐漸具體化,也會產生行動任務,但我這裡會把任務獨立出來,放在行事曆中執行。

專案管理系統

延伸閱讀:Notion 一點通|Waterfall 瀑布式專案管理,搭配 #Dependencies 功能Notion 一點通|SCRUM 敏捷式專案管理 #Sprint 的正確用法

Calendar 行事曆:

只要專案中的任務有時間進度,就可以搭配行事曆工具一起使用。一般我們在執行專案管理的時候,拆分任務往往是在收斂的階段,但常常會遇到問題:

  1. 專案推不動:試著收斂後拆分更細的行動任務。
  2. 任務推不動:通常這裡距離已經跟自己「非常近」,但會出現其他行程或是雜事,來排擠任務,變成大惡鬥,所以這裡要用跳脫專案管理,變成用行事曆工具進行時間管理(或稱為任務管理)。

最好能夠運用行事曆工具中的「時間保護」或是 AI 來協助排程,更能如虎添翼,提昇效率。

延伸閱讀:行事曆工具百百款,如何挑選並活用行事曆工具,向目標推進

Space 儲存空間:

如果沒有像我一樣產出自媒體內容,做到這一步就算是產出了。這個部分在 PARA 中的概念就是最後的檔案封存階段,在ACCESS 理論中也是很重要的一項環節,像 Obsidian 就可以將筆記匯出備份,其他筆記工具也可以手動匯出,我認為保險起見,還是要把所有系統中的「成果」轉換成實際的檔案來備份保存,將資料「本地化」,筆記的部分可以備份成 Markdown 語法的檔案,資料庫可以備份成 CSV,以上兩種都是通用格式,這裡就進行封存,距離就會離我們最遠,

另外一個部分,就是會「重複用到的格式檔案」,不論是文檔、試算表、簡報檔,或是專業人士的 PSD、CAD 這種專門軟體的檔案,甚至是大型檔案(圖檔、音檔、影片檔)都可以放在硬碟空間來保存,用連結來當成附件。

最後我們將這個部分視為「彈藥庫」,需要的時候將彈藥「附掛」到坦克、飛機上面。補充一下,如果你的工作會接觸客戶,客戶名單的備份也是非常重要的,而且名單可以再被利用到資料庫、Email、產品或業務的專案。

我的素材會放在 R.資源、成果歸檔會放在 Z.封存
我的素材會放在 R.資源、成果歸檔會放在 Z.封存

延伸閱讀:一招技巧就能有效整理好數位資料#數位收納

我的 Notion 系統

這裡稍微分享一下我的 Notion 結構,Notion 中的關連不一定只能用資料庫關連資料庫,頁面也可以關連資料庫、頁面也可以關連頁面:

我的Notion系統

Map of Contents|入口:人生系統的統一入口,也是行動裝置的首頁,包含快速連結、按鈕,還有任務提示。

LifeOS HQ:系統中心,此處可以看到進行中的專案、未展開的任務,同時可以結合行事曆對專案任務進行規劃。任務管理器的下方是超連結欄位。連結內容有幾種形式,可以在版面上將區塊分類:

  1. 外部的超連結。
  2. 內部的連結。
  3. 同步區塊。
  4. 把頁面和資料庫組合的面板(也是模版的來源)。

Notes:這裡存放以頁面為主的筆記內容,在 Notion 中可以用資料庫管理筆記,但這裡的重點是以頁面為主體,必要時可關連資料庫的內容,進行發散和收斂思考。

Database:利用資料庫的特性,集中管理資源,同時也做好#數位收納。

Project Manage:在這裡統一進行專案管理和客戶關係管理,拆分的任務搭配行事曆工具進行。

Calendar:跟日期時間的進度有關,這裡的資料庫會串接其他的行事曆工具執行任務或日記內容,可以用官方的 Notion Calendar,我自己目前是串接 Morgen。

Space:這裡是有關本地檔案的連結區,連結會導向雲端上的檔案。

這些領域,你會如何規劃領域?

好啦!現在要出一些問題來讓大家好好「燒腦」一下,暫時先用我的人生系統圖來套版,以下的主題或領域,你會如何安排呢?

  1. Travel 旅遊
  2. Recipe 食譜
  3. Workout 運動健身

旅遊:

讓我猜猜看,你現在是不是在想,該把旅遊擺在哪個位置?其實我建議應該分成發散的「旅遊規劃」跟收斂的「旅遊紀實」來看,兩個的方向完全相反。

旅遊規劃,我可能會考慮的是、食宿、交通、路線、成員、地點(願望清單),或是也可以當成一項專案來看,再把行程分配到任務。

旅遊規劃

如果要以旅遊紀實為方向,除了每日行程資訊外,那也許要考慮結合日記、相簿。

旅遊紀實

食譜:

食譜應該擺在什麼位置呢?你要先思考自己想要的是發散的「研發新口味或是新菜色」還是收斂的「單純儲存別人的食譜」。

食譜

運動健身:

我考慮的會是,平時訓練有課程筆記、訓練菜單、課表,如果是訓練計畫,那就直接安排專案吧!必要時也可以考慮結合食譜進行飲食管理。那你又會如何規劃呢?

平時訓練
訓練計畫

如果以上的題目你有認真思考的話,不難發現,你跟我的處理方式應該不會完全相同,問問身邊的人,每個人的答案應該也會有落差,那是因為每個人的生活習慣、工作性質、思考邏輯都是不一樣的,所以這也是為什麼「別人的衣服(模版)套在自己身上不見得合身」的道理,也許穿在別人身上合身又好看,自己穿又是另外一回事。

如果你能找到適合自己或是做得出自己的模版,後續再來考慮系統的事情吧!

總結

今天的篇幅有點多,以下我來說明一下,我在 PARA 系統中做出了哪些改變:

跳脫成衣版型,將 PARA 修改更合身

我們接觸 PARA 這套模型的時候,容易把 PARA 誤用成「分類」的工具,事實上 PARA 是一種狀態而非類別(可以參考我的另一篇文章Heptabase 一點通|搭配 PARA 做好個人知識管理 #6),我的系統中也有 PARA 的模型,但我在什麼地方做出改變呢?

專案管理,把下一步行動拆分出來,搭配時間管理工具!

我會把比較抽象的 Obj. 先獨立拉出來,跟具體可以量化的專案做出區隔,然而我們必須把專案依照距離遠近做出區隔。如果我們把專案加上時間條件,代表整個專案會有開始和截止日期,但如果只把專案的時間匡列,中間其實會遇到很多「不確定因素」,像是行程或是雜事,所以通常我會把任務從專案系統獨立出來,搭配行事曆工具來進行整體時間管理,這樣專案比較靈活,也比較推得動。

我的專案管理模式

打破領域分類法,在輸入階段,區分是發散還是收斂!

專案說完了,來說領域的部分,其實我最早在分「領域」的時候,是用直覺的分類方法,個人生活、工作相關、再依序分出子項目,每個項目中都有不同的目標和各自發展的專案任務、還有相關的資料來源,分到最後我分出一個主領域「事業」,結果我發現這個領域跟個人、工作都有重疊,也就是說,事業就是包含個人及工作,這完全打亂了我原先的分類項目,所以那時候開始我就發現必須要更改領域的分類方式。

後來我慢慢感受到 PARA 架構中的距離感,理解到 PARA 更應該符合我們的大腦思考方式,也就是不斷的進行發散和收斂,所以我現在的分類方式,我在 Notion 中是採用「發散用頁面、收斂用資料庫」的方式,也可以理解為「整理用頁面,收納用資料庫」,如果用 Heptabase,則是「發散、整理用白板、收斂、收納用標籤」。

我的領域分類方式

延伸閱讀:Heptabase 一點通|搭配 PARA 做好個人知識管理 #6

建立人生系統的流程

順便總結一下今天講的重點摘要:

  1. 建立前,先用「大腦整理」三個步驟檢視自我,再決定要不要建立系統,這三個步驟分別為:
    1. 第一步:先區分自己的工作特性,是進攻型還是防守型?
    2. 第二步:利用工具羅盤找到適合自己的數位工具…
    3. 第三步:搭配不同維度的整理收納邏輯,打造專屬於個人的系統化流程…
  2. 人生系統應該包含「發散」跟「收斂」的條件,不要去拼湊各個類別,用思考階段設計自己的系統。
  3. 儲備自己的彈藥庫,也要做好備份動作,讓系統變成你自己的人生。
系統化人生的流程

我的 LifeOS 系統的設計圖說, 放在資訊列中,如果要參考的歡迎自行運用,但我想提醒,對我以外的人來說,這只是樣品屋,要改造成什麼樣的成屋,才是值得大家去思考的,或者是,你只需要一個簡單的小套房,那也無所謂,重點是不要被框架限制住,發揮工具的生產力價值最重要。

【免費下載】人生系統設計圖說

從大處著眼,從小處著手…

接下來我會逐一拆解我的系統內部,希望大家都能透過人生系統的概念,更瞭解自己,有興趣的夥伴歡迎訂閱、追蹤,我們下次見。

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阿哲|大腦整理師
阿哲|大腦整理師

我是阿哲,我是一名兼職的整理師,喜歡研究各種提升生產力的方法和工具,目前正在推廣#數位收納的路上…

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