做好工具整理,建立個人工作流#數位收納

上次的我的信箱爆炸了怎麼辦!如何有效做好信箱整理,對炸裂的信件不再焦慮,大家執行信箱斷捨離結束後,有沒有一種煥然一新的感受呢?既然我們現在對於第一手資訊的處理,已經可以上手的話,可以掌握來接收我們「需要」的資訊後,接下來,要來到第二個步驟,選擇適合你的武器(數位工具),來面對眼前的任務,跟解決眼前的問題吧!

我平常最常用什麼工具來處理任務?不管是工作還是個人、家庭…

數位工具,是我們的指揮中心

我們的大腦,主要功能是用來處理外界資訊,透過思考,再轉化成記憶,最後植入記憶區,而其中是有特定的機制在運行,比起記憶,其實大腦更擅長的是思考,不管我們再怎麼強記死背,這些資訊都只能進到我們的短暫記憶區,而不能進到長期記憶區,在思考過後所得到的資訊再記憶才更容易進入長期記憶區。

人類之所以成為萬物之靈,是因為我們比其他動物會思考,會想辦法改進現況,搭配靈活的四肢和感官,發明各式各樣的物品來促進人類的發展。

工具有不同的用途和特性,要挑選適合自己的數位工具。

檢視自己的工作模式

不同的工作性質,會有不同的工作流(Workflow),所以我們要探討我們的工作是屬於哪種性質,這裡簡單分為以計畫為主的進攻型工作者,還有以執行為主的防守型工作者。

檢視自己的工作模式
  • 進攻型工作者:必須發揮創意的工作,找出差異化並把這些新想法和抽象的概念轉換為具體的內容。
  • 防守型工作者:工作內容著重在執行端,必須把任務進行區分並完成任務的結果。
  • 混合型工作者:結合進攻和防守的特性,比較少數的特例,既要創新,在實際轉換成可行方案後也要自己去執行。

不要輕易地選擇或判斷自己為混合型工作者!

攻守轉換需要消耗更多的精力,正常來說,進攻型工作者最好能夠在穩定的創作環境,達到高產出的結果,如果給他們太多限制條件,這類型的人會很有壓力。相反地,防守型工作者需要更多的「指示」,他們才能夠依照指令,去推動工作項目,如果主管給一個很模糊、甚至不給明確的指導,這樣這類型的人會很焦慮

在美式足球的規則上,有區分進攻組和防守組,每個角色都有特定的功能,掌握好自己的優勢,讓自己在適合的位子上。

對照工具陣型

  • 先鋒:接收資訊、將資訊初步分類。
  • 主力軍:正式進入消化系統,處理資訊、對資訊進行重組,並整理到記憶區。
  • 預備隊:可以和主力工具互相搭配,這裡可以彌補主力工具不足的功能。
  • 補給隊:將資訊保存的地方,可以視為檔案的保存位置。
  • 側翼:一些平常可以幫助我們的一些小工具或是外掛(番茄鐘、截圖、螢幕錄影工具…等等)。

生產力工具羅盤

由於我經常研究一些生產力工具,我也用了類似羅盤分類方法(利用兩種維度來劃分四大象限),來判斷生產力工具的功能特性,大家針對自己的工作內容,或是大腦思考方式,可以利用這種方式找到適合自己的數位工具。

水平維度:可視化程度

水平維度:可視化程度

  • 這項工具是否具備「將文字轉換成視覺呈現」的效果或功能?
  • 左邊的可視化程度低,而越往右邊的可視化程度越高。
垂直維度:思考模式

垂直維度:思考模式

  • 是「發散性」還是「收斂性」的思考模式?
  • 向上發展屬於「擴大思考」模式,相反的向下收斂屬於「集中思考」。

透過兩種維度的雙軸交叉下,可產生四種不同屬性的工具特性,在不同的象限,分別是:

  1. 擴大思考 / 可視化高
  2. 這種特性就是一個代表功能:「白板」,而可以透過物件建立的方便性自由拖曳的便利程度,來判斷這個白板工具是不是好用的生產力工具。
    • 另一個判斷點,是能否快速將想法轉變為圖像,傳遞給其他人,當然心智圖、流程圖也屬於這種範圍。
  3. 擴大思考 / 可視化低
  4. 這種工具的特色,是建立文字化的筆記單位,其中包含各種文字或段落格式的變化,可以是單純的純文字格式,或是可轉換匯出相容性高的 Markdown 語法的格式。
    • 除了文字或段落編輯格式,最好還可以有嵌入(Embed)功能,可以匯入外部的圖片、影片、連結等資訊,達到 All in one 的目的。
    • 符合這類工具以筆記軟體居多,而筆記層級也有多寡之分,一般來說層級越少,開啟切換的時間越快,也是一項判斷指標。
  5. 集中思考 / 可視化低
  6. 卡片盒筆記(Zettelkasten)的功能為主的筆記軟體,需要具備「單向連結」或「雙向連結」的功能。
    • 可以快速建立卡片為單位的筆記,也可在筆記中,建立彼此的索引,或是標註的功能。
  7. 集中思考 / 可視化高
  8. 符合此象限中的工具,除了具備待辦清單的功能,最好有進度條可以檢視進度。
    • 因為我把它歸類是思考後期的收斂期,所以需要把待辦清單轉化為看得出時間關係的圖表功能(甘特圖、時間軸…等等)。
    • 因為牽扯到期限,所以最好能夠有任務安排(行事曆)功能,也應該要包含優先程度、時間、提醒、進度、負責人這些欄位功能。
工具羅盤

正因為工具特性不同,所以不同的個人特質或是工作模式,要選擇適合的數位工具來搭配,才能發揮最好的效果,就像步兵、騎兵、弓兵…都有不同的兵種屬性,也都有互補或相剋的特性,所以我們要擺出自己的最佳工具陣型,處理面前的敵人(任務)。

從指揮中心下達指揮命令(傳令兵)

對於指揮體系,以下有兩種觀點:

  1. 最好使用 All in one 的架構,把所有的零碎資訊,統一集中到單一工具進行管理。
  2. 最好利用不同工具的特性,將不同類型的任務,分工進行。

在我看來,最好的解決方案,應該是…

結合 1. 跟 2. 的特性,並利用 API 的特性,由指揮中心統一處理情報,再統一下達指令到各單位,API 的功能,就類似傳令兵的角色。

每種軟體都有其專項的功能設計,不太可能有那個工具是包羅萬象,什麼都有(All in one)的功能,這樣的結果就是每個功能都能用,但是每個功能都不好用(早期 Notion 也打著 All in one 的旗號,後來在首頁上已經默默地把該字樣撤掉)

如果一個工具具有第三方工具串接(API)功能,也會是我評斷工具適用性的參考依據。

這裡大家可以停一下腳步,試著分析目前所知的軟體工具,並用工具羅盤來找到適合自己的數位工具。

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阿哲|大腦整理師
阿哲|大腦整理師

我是阿哲,我是一名兼職的整理師,喜歡研究各種提升生產力的方法和工具,目前正在推廣#數位收納的路上…

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