Notion 一點通|Waterfall 瀑布式專案管理,搭配 #Dependencies 功能

專案管理的方法

前陣子 Notion 頻繁地更新版本,新增了一些功能,很明顯最近的軟體發展方向是要優化組織管理和專案管理,像是發布的 Team wiki 模版就是為了方便團隊內部管理,而今天要來介紹 Notion 針對專案管理上優化了哪些功能,以及分別對應的專有名詞和特定用法有哪些,大家聽完之後應該會有初步的概念。

Waterfall 瀑布式專案管理

專案管理的傳統作法是瀑布式專案管理,至於另一種敏捷式專案管理我們留到下集再說。之所以被稱為瀑布式,是因為傳統的專案管理有很明確的步驟流程,而且大量運用時間軸或是甘特圖來呈現視覺化效果,可以看到就像是瀑布一樣由上往下進行,但我個人覺得這更像是攔砂壩的感覺。

這種專案管理的特性也和瀑布一樣,必須完成一個階段才能往下一個階段去,具有不可逆行的特性,就像蓋房子一樣要先打好地基才能蓋牆壁,蓋好牆壁才能上樑柱,所以營造建築業就很適合用這種方式來進行專案管理。

流程與階段

瀑布式專案管理的步驟和順序包括:

  1. 需求分析:明確項目的需求和目標,明確的分工和指派,並定義產品功能和範圍。
  2. 設計:基於需求分析結果,進行產品設計、架構設計和系統設計。
  3. 實作:根據設計文檔和需求分析,開始編寫代碼並進行開發。
  4. 測試:對代碼進行測試,包括單元測試、集成測試和系統測試。
  5. 交付:將開發完成的產品交付給客戶或最終用戶。
  6. 維護:對產品進行維護和更新,以確保其長期有效性和性能。

搭配 Dependencies 功能強化任務的相依性

因為瀑布式管理特別強調每項階段任務的相依性,如果你的專案是採用瀑布式,那麼在使用資料庫可以選擇 Timeline view(時間軸檢視),找到右上角 options 的地方,把 Dependencies (依賴關係)的功能開啟,開啟後你會看到原先的時間軸每個任務會產生一個單向的箭頭,箭頭本身要完成才可以往箭頭指的任務前進(這樣看起來就像瀑布一樣往下推進)。

有時候各任務的時間點並不一定剛好是接續著,有可能會遇到重疊的情況發生,這時候裡面有三種功能可以選擇:

  • Shift only when dates overlap(僅在日期重疊時移動)只要前後有被管制的項目,日期重疊的話會自動推移。
  • Shift & maintain time between items(轉移和保持項目之間的時間)鎖定現有的時間間隔,當移動項目的時候所有的時間間隔保持一致一起移動。
  • Do not automatically shift(不自動轉移)僅移動目前項目,前後的對應項目不進行動作。
  • Avoid weekends(避開週末)避免管制項目在週末開始或結束。開啟這項功能後,任務的開頭或結尾會自動避開六日。

結論

最後我們來總結一下,瀑布式專案管理的特性還有優缺點。

優點

  1. 各階段性和最終目標明確。透過甘特圖的可視化,每個人每個時間該做什麼事情一覽無遺,比較沒有模糊地帶。只需循序漸進,按部就班完成任務即可。
  2. 強調各階段的依存性。對於需要標準作業程序的場景特別有效,適用於製造業、營造業、品管部門、運輸業等行業特性。在這個階段沒完成就無法進行下一個階段。具有一定的品質控管和安全性保障的結果。
  3. 可建立重複執行的標準作業程序。當專案近趨完善,爾後有類似的活動就可以直接套用 SOP,就算成員更迭也可以有個作業依循可以直接上手,減少不良溝通引發的成本消耗,像是活動策展、舉辦馬拉松路跑活動…等等。

缺點

  1. 專案期間比較長。通常一個專案週期可能長達數個月以上,不具備彈性和變化。缺乏彈性的情況下,如果中途一個環節出現問題,會連帶影響後續整個進度。
  2. 強調各階段的依存性。沒錯這是優點也是缺點,因為每個階段的依存性很強,有時候必須把上一個步驟完成後才能進行下一個步驟。
  3. 線性作業無法回溯。而回饋機制往往在專案後期,這樣發展會比較僵化,也會遇到一個問題:計畫趕不上變化,還會受到沉沒成本的影響,導致最終結果偏離預期。

你可以把瀑布式想像成戰爭前夕,進攻方需要把大軍集結在前線,準備好了才發起進攻,類似這樣的概念。

敏捷式就不一樣了,敏捷式比較像是特遣隊或是特別行動小組,鎖定特定任務目標進行快速反應打擊。我們下一集會探討敏捷式專案管理搭配 Notion 來執行會是什麼呈現方式。

所以一般來說,兩種模式各有各的適用性,並不一定哪個好或哪個不好,把握一個原則,如果你的專案有明確指向的成果目標,可以使用瀑布式,如果中途的不確定因素過多,可以考慮改用敏捷式來因應瞬息萬變的狀況。

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阿哲|大腦整理師
阿哲|大腦整理師

我是阿哲,我是一名兼職的整理師,喜歡研究各種提升生產力的方法和工具,目前正在推廣#數位收納的路上…

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