行事曆工具百百款,如何挑選並活用行事曆工具,向目標推進

前言

最近這一兩年,市面上突然多出很多行事曆工具可以選擇,不管是 Google calendar 的更新、Cron、Morgan、Rise、一直到最近出現的 HEY 跟 amie,在這麼多的行事曆中,其實只要掌握好核心概念,就可以掌握主動權,來提升生產力。

自從 Notion 收購了 Cron 這間以行事曆工具為主體的公司後,大家一直很期待後續對於行事曆功能的優化,甚至一直在敲碗與 Google 的整合優化,那麼 Notion 也在最近釋出了全新的獨立程式「Notion Calendar」,也強化了與 Notion 的使用體驗。

今天我們不討論 Notion Calendar 的操作介紹,我想聊聊關於行事曆工具的核心概念,還有我認為一個好的行事曆工具,應該具備的功能。

「行」「事」「曆」

因為行事曆的特性,所以我會把他分在工具羅盤的第四象限,也就是可視化+收斂思考,而行事曆最大的特點,就是可以把我們的行程或是任務攤開來進行一種可視化的呈現。

我們應該把行事曆拆成三個部分來看待,分別是行動、事件跟日曆:

  • 行動:Task
  • 事件:Event
  • 日曆:Date
行事曆的組成元素

這三者就是行事曆的組成元素,搭配科學的觀點,我們就是以二維的視角,規劃四維(空間+時間)的目標。

時間軸本身可以視為一個維度,而這個維度帶有一種「距離」的概念,這個我之前在解釋 PARA(Heptabase 一點通|搭配 PARA 做好個人知識管理 #6)的時候曾經提過,我們使用行事曆工具,就是把 Task 或 Event 綁定在 Date 上面,所以我們可以在大多數的行事曆工具上,看到這三種構成元素。

Task 和 Event 的不同之處

相信大家在設定行程上,對於 Task 跟 Event 的差別,會產生遲疑,不清楚該如何界定這兩者間的區別。假設這兩者都是一個 Block 的單位,那麼你們覺得哪種形容方法更到位呢?

形容一:

  • Task:需要去完成的時間塊。
  • Event:單純一項時間塊的項目。

形容二:

  • Task:主動式行程。
  • Event:被動式行程。

其實如果真的要深入探討,還有區間(Start / End)跟週期(repeat / recurring)的條件要加入,但這部分就是更廣泛的「專案管理」的範疇。

不管是選項一或是選項二,我們把事情簡單化,單純直覺性,以設定的「日期」為判斷依據。

  • Task:Due date(截止日,Deadline 的概念)
  • Event:Start date(活動開始日,可以再細分 All dayStart date / timeEnd date / time

Task 是該日期前,你必須有所作為。

Event 是該日期前,你只要靜靜地等待那一天到來。

任務跟活動的區別

以上是原則性的分類條件,但千萬不要陷入「分類」的陷阱,因為狀況因人而異,以下我舉一個例子讓大家比較好理解。

參加研討會(會議),是 Task 還是 Event?

我覺得這個沒有標準答案,第一,你是不是報告人?還是單純聽眾?第二,需不需要事先向公司請假?會後要不要提交報告?第三,你是自願前往還是公司派任? 差旅的食宿規劃?

最後,不同的條件就會取決這個行程是屬於任務還是活動。如果你有辦法,甚至可以建立垂直整合的主任務 / 子任務,或是平行關連的任務(待辦事項)和研討會活動(舉行時間)。

出個題目讓大家思考一下:你報名了一個線上直播課程,每週一次 2 小時,一共四週,你會怎麼安排呢?

善用 Reminder / Notify(提醒),扮演彈性調度的奇兵

對我來說,有提醒功能就加分,這裡要離題來講一下《孫子兵法》兵勢篇中所提到的概念,裡面提到的正兵和奇(ㄐ一)兵的概念。

  • 正兵=大部隊,是既定、可被檢視的固定行程
  • 奇兵=機動兵力,是可以彈性運用的變動項目

我們可以設定提醒,來讓自己知道什麼階段該進行什麼事項,提醒也有不同情境。

  1. 提醒這個時間點要做什麼事情?
  2. 提醒這個時間點要準備什麼事情?

如果是活動,可以在提醒欄位輸入適當的時間提醒(可能是活動前30分鐘,如果要路程就要算進去),或是在地點轉換的時間點設定提醒(我要帶什麼東西,不是活動時間到了才要帶,在出門的時間就要帶)。

如果是任務,應該評估自己的時間節點,分別建立待辦事項的提醒,並在節點前完成它。

用專案的大小或是距離來分類的話,會得到以下這張表格:

SizeDistance
Project Management 專案管理🏆XL戰略
Calendar 行事曆🎯M / ⛳L戰術
To Do List 待辦清單🥊S戰鬥
任務執行由大到小的比較,最後收斂為待辦清單。
  • 待辦事項=戰鬥=S
  • 行事曆=戰術=M / L
  • 專案管理=戰略=XL

我們可能都聽過 PDCA 這套模型,但其實存在一些盲區,我們不是一開始在 Plan 就列出待辦事項,待辦事項和提醒是最小的單位,受制於上面的時間軸和更上層的大目標,我們要由上往下進行收斂後所產生的待辦事項,才會是正確的方向,否則就會陷入亂槍打鳥跟分不清楚優先順序的尷尬場面。

結論

題外話:金融 / 保險 / 殯葬業,喜歡送客戶或股東桌曆 / 日曆 / 年曆,上面有印公司、頭銜和姓名,目的就是潛移默化植入你大腦潛意識,未來有重大變故大腦會反射第一時間想到他們。

一個好的行事曆工具,應該具備什麼要素?

挑選一個好的行事曆工具的要素
  • 良好的可視化介面好看、好記、行動裝置也適用。
  • 方便檢視從「每月」「每週」「每日」可以切換順暢
  • 方便操作可以快速紀錄(包含快捷鍵)、修改、拖曳
  • 具備提醒功能越簡單直覺越好,能支援穿戴裝置更好,提醒也不會遺漏。
  • 整合日曆 / 郵件 / 待辦清單這方面 Google、蘋果和微軟這類大公司就很吃香,可以整合自家生態系,不然一般如果有 API 功能也算加分。
  • 提供預約並自動保護該時段現在有很多行事曆工具都有開發這一類的功能,有的還可以結合 Email、CRM、或是線上直播軟體。
  • 時間自動避讓 / AI 輔助通常是付費功能,Motion(不是 Notion)就有這項功能,但訂閱費用偏高,不過再怎麼貴,也比你請一個私人秘書來的划算。

自己能不能主動規劃時間,是時間管理很重要的關鍵

正所謂運籌帷幄的道理,如果提升自己的生產力,再用上適合自己的數位工具,就可以在面對對手時更具主場優勢。

我們把大部隊的位置部署妥當,利用機動兵力與大兵力交叉運用,就能把目標一一擊破。

最後,時間記號不一定要用提醒功能,可以直接打在標題或備註中,也是一種方式。接下來我會在 Notion Calendar 和 Heptabase 一點通|利用 Task 推進任務 #10 來個別探討兩個工具面對任務管理的運作方式。

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阿哲|大腦整理師
阿哲|大腦整理師

我是阿哲,我是一名兼職的整理師,喜歡研究各種提升生產力的方法和工具,目前正在推廣#數位收納的路上…

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