工作缺乏掌握度,也許你該思考改變自己的工作流和時間管理方式

不知道大家有沒有認真地去計算過自己每天的工時及時效,是否容易經常性加班,還是工作接踵而至,感覺「壓力山大」,缺乏掌握度,事實上,我們大腦對於沒有做完的事情會產生一種稱為柴嘉尼效應的現象,這種未完成的事情會持續佔據我們的大腦,讓我們時時刻刻惦記著。

為了解決此現象,有些人會利用「建立待辦清單和提醒」來暫時消除大腦的負擔,如此一來可以讓未完成的事情延後執行,但是這麼做只是暫時緩解,之後的某個時間還是要來面對這些「待辦清單」。

如果我們經常有類似的現象發生,應該要思考的是改變自己的工作方式,接下來我想分享我個人對於時間管理上的想法。

東西方的文化差異,影響我們生產力最終產值

在台灣,我們的行事曆有兩調雙軌並行,在全球化的影響下,一條接軌所運行的西曆,另一條則是傳統的華人農曆,偏偏就是這兩種曆法的並行下,也連帶影響我們的生產力,怎麼說呢?我用兩個面向來解釋東西方文化的差異點。

全年度的概念?

一年共有 365 天,我們先來看看西方人在一整年度的概念,所謂的年尾有兩個重要節日,一個是 11 月 23 日感恩節,這天家族成員會團聚在一起,某種程度來說也算是整年度的回顧,接下來是 12 月 25 日聖誕節一路到元旦 1 月 1 日這一週。

對於歐美等西方人來說,這一週完全稱得上是「今年度的最後一週」,甚至有人會安排休假,好好犒賞自己一年來的辛勞,這週也是處處充滿休假的氣氛,等到元旦過後,則又是新年新氣象,開展新的人生目標或是工作專案。

回過頭來看看我們華(東方)人,雖然我們也用西元年做為我們的年度週期運行基準,所有的公家機關、各級單位,所有的年度結報、勞工法規通通以西曆為計算基準,也就是每年的 12 月 31 日為截止。

可是,我們卻還有一個農曆年節!

東西方對於新年的定義不同

這就產生了一個很奇妙的現象,就是我們的工作在 12 月 31 日以後,工作上總是會出現一段尾巴沒有做完的情形,因為離農曆年還有一些時間,更何況 1 月還有尾牙(在日本稱為忘年会ぼうねんかい),跟 2 月的頭牙或是春酒(在日本稱為新年会しんねんかい),我小時候就非常不解,為什麼我們每年好像要過兩次年?但是,大家有沒有想過,等到我們過完春節開工後,還沉浸在今年胖了幾公斤的時候,西方人已經準備要結算 Q1 的 KPI 和財報,也就是說:

東方人的步調,整整慢了西方人將近一季!

雖然這樣講比較浮誇了一點,但傳統習俗確實影響了我們的產值,我們大腦總是不知不覺地接受「年節之後才是新的一個年度」的印象,所以當 12 月被催著完年度結報後,感覺在某些專案上又好像沒有全部 Close 乾淨,至於實際上會造成多嚴重的影響,應該是見仁見智,端看每個人的工作性質而定,也可能是我太大驚小怪了。

但是接下來的觀點才是重點:

一週的第一天是星期幾?

我還記得我的一位英國籍老師曾經在課堂上問同學:大家覺得每一週的首日是星期幾?

What day is the frist day of the week?

大家幾乎異口同聲說:「Monday.」老師要我們多想想,但我們並沒有覺得哪裡有問題,都認為星期一就是一週的第一天。最後老師語重心長地跟我們說:「星期一是第二天,星期日才是第一天」。

確實我們翻開月曆來看,第一排是紅色的星期天而不是我們直覺上的星期一。以上的故事給我帶來什麼體悟:

我們所謂的週休二日,是休每週的首日和最後一日,而不是休每週的最後兩日。

其實現在有很多數位工具都具有行事曆自定義的功能 Start week on Monday 來配合東方人的習慣模式,但我覺得大家不妨轉換一下過日子的思維,也更有助於提昇工作生產力。

週休二日的正確定義

如果想要提升生產力,不妨反轉現有的工作流程和時間管理方式

化被動為主動

所以說,首日的休息日,意思是要讓我們提早規劃好本週的工作事項,我們應該在週日的時間(最晚應該在晚上睡前),要安排週一到週五的工作分配和行程,每天晚上則再次確認隔天的事項和行程,這樣一來我們可以預先掌握,化被動為主動下,更能提升我們的「主場優勢」,也避免掉了每天被動打遭遇戰的情況下而導致的經常性加班,週末也沒辦法好好休息,感覺休息兩天其實越休息越累。

如果我們能掌握好「主場優勢」,我想加班的頻率也應該會逐步下降才對,不加班的情況,下班後就能有更多自己的時間,可以放在對自己更有價值的事物上,安排個時間整理居家環境,邊整理環境也能邊調整自己的心態,整理到最後,有些結自然而然就會自己解開了,達到正向循環的效果,如果缺乏主場優勢,每天加班的下場,就是回家後什麼事都不想做,只能用追劇、滑手機這種安慰劑來代償,搞到三更半夜才捨得休息,想當然隔天又是匆匆忙忙的一天,加班的機率也非常之大,日復一日、年復一年,變成一種惡性循環。

提早到公司,比刻意加班有效

除了前一天主動規劃隔天的任務,每天的時間管理我們也可以一併反轉過來,盡量走在原本的時段前面。

不知道為什麼,我們好像對於「晚點下班」都習以為常,不管這是被迫加班還是自己刻意而為之,我真心的認為「不能準時下班」是一種不好的現象,某種程度來說可能也意味著「工作效率不佳」的觀感。

如果事情真的做不完,我會建議上班前提早一點上工,提早進入狀況。這樣的好處有哪些?

  • 避開上班人潮和壅塞的交通:花在通勤的時間成本會減少,也會更快抵達上班地點。
  • 提昇工作效率:晨間的大腦比較活躍,經過一整天我們的大腦記憶體逐漸被各種任務佔據,還有柴嘉尼效應(接小孩、倒垃圾…)的影響。
  • 更快進入狀況:當上班時間一到,別的同事還在座位上吃早餐,這時候也許你已經完成一個階段項目了。

提早一小時到公司,勝過留下來加班三小時。

上面這句話絕對不是空穴來風,總結來說,提早到公司,少去了通勤時間,而由於大腦更清晰,同樣的時間會比加班更有效率,下班盡可能準時,才有更多時間修復自我。

寧可提早加班,不要延後加班

當然有人可能會說:「啊我就是早上爬不起來啊!就算提早也昏昏沉沉…」其實還是要反問自己:「如果前一天沒加班,可不可以早點休息,減少代償機制的發生機率…」,經過一段時間調整下來,理論上早上的思維應該要更清晰,大腦運作效率更好才對!事實上,可以觀察自己的睡眠週期,透過一些睡眠管理的方法,把鬧鐘設定在自己的淺眠期,避免在深層睡眠的情況下驚醒過來,不過這個話題可能又要另外展開了。

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阿哲|大腦整理師
阿哲|大腦整理師

我是阿哲,我是一名兼職的整理師,喜歡研究各種提升生產力的方法和工具,目前正在推廣#數位收納的路上…

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