Heptabase 一點通|從起手到入手 #2

這集開始我們正式從 Hepta 進化到 Heptabase ,之前跟朋友 H 聊天,他說最近開始接觸 Heptabase ,想要把其他地方的筆記全部匯入裡面當成卡片,再來玩玩看如何拼湊他們。但我馬上跟他分析,其實不建議一開始還沒摸清楚 Heptabase 的操作思維,就馬上把內容放進來,這樣很可能東西一丟進池塘中,馬上就會消失在眼前無法找回利用。

這種道理就好像你的新家格局跟裝修還沒做完,就把所有家當全部搬進去一樣,我相信你也曾經聽過一些傳統的觀念,就是入住前就要把房子裝修到定位,住進去才不用忍受裝修的裝修帶來的不便,包含粉塵、噪音…等等帶來的不便…

事實上,這有可能只是設計師跟師傅的話術,以我自己學過室內設計的經驗,應該是先住進去一陣子,確認自己實際的需求後,也清楚格局 RUN 過動線、感覺採光通風性後,再考慮真正的需求,否則到頭來你只是花大錢在外表,但換來卻不是你真正的需求。

首先一開始一定是冰箱、冷氣、熱水器、洗衣機、床、這種生活必需品,再來才是沙發、衣櫃、餐桌、濾水器、餐具、氣炸鍋…慢慢地補足自己的需求,最後,也許你住久了,發現一些原先願望清單中的電視牆、中島、衣櫃、餐櫥甚至是照明系統其實根本沒有「這麼需要」。

先認清自己的「空間格局」和「生活動線」

回到正題,如果你現在剛開始接觸 Heptabase 這套工具,一定是想利用它來做筆記,或是建立自己的知識系統,甚至想要提昇自己的產出能力,當然你也應該看過一些使用範例或是官方介紹,甚至已經自己開始嘗試裡面的功能,但在你還沒有把家當搬進去前,請先思考兩個問題:

  • 空間格局:你的東西要放在哪裡?
  • 生活動線:你的東西怎麼放?怎麼取?

接下來要發揮一點想像力,想像自己面前有個書桌,桌上有本筆記本,桌下有抽屜

  • 情境一:今天有個待辦事項,要等著你去執行,你會?
    1. 翻開筆記本記下來
    2. 寫一張便條紙貼在桌上或是螢幕旁邊
    3. 寫一張便條紙放入抽屜中
    4. 寫一張便條紙並放入抽屜中相對應的資料夾
  • 情境二:我突然想到一個靈感,可能是文案,可能是活動細節,也可能是…一張梗圖,你會?
    1. 翻開筆記本寫一張便條紙記下來
    2. 寫一張便條紙貼在桌上或是螢幕旁邊
    3. 寫一張便條紙放入抽屜中
    4. 寫一張便條紙並放入抽屜中相對應的資料夾
  • 情境三:現在有一件需要「加工」的工作項目,可能是列印並排列公文附件、黏貼支出憑證、製作回郵信封、裝訂會議記錄,你會?
    1. 在筆記本中執行
    2. 在桌上執行
    3. 在抽屜中執行
  • 情境四:我現在在上一個線上課程或是實體講座,要做筆記,我會?
    1. 翻開筆記本寫一張便條紙記下來
    2. 寫一張便條紙貼在桌上或是螢幕旁邊
    3. 寫一張便條紙放入抽屜中
    4. 寫一張便條紙並放入抽屜中相對應的資料夾
  • 情境五:剛完成的本月份財務報表,我會?
    1. 夾在筆記本中存放
    2. 放在桌上某個角落
    3. 放在抽屜中
    4. 放在抽屜中的資料夾

以上只是舉幾個簡單的案例,其他的情境可以自行延伸,也沒有標準答案,完全視你的個人習慣而定。

再發揮一點想像力,我們把 Heptabase 想像為具體的物品

我們上一篇Hepta 一點通|Heptabase 起手式 #1曾經提到組成 Heptabase 的三個架構為日記、白板、標籤。

  • 卡片=便條紙
  • 書桌=白板
  • 筆記本=日記
  • 抽屜=卡片庫
  • 文件夾=標籤

大家一開始使用的時候會發現在不熟悉操作的情況下,會建立很多「幽靈卡片」或是「孤兒卡片」,聽起來好像很恐怖,但不用怕,這代表你還不太熟,熟悉以後這類型的卡片就會慢慢減少。

  • 幽靈卡片:只有標題或是沒有標題的空白卡片,空有魂魄的軀殼
  • 孤兒卡片:有標題也有內容(有血有肉),但是沒有報戶口

減少幽靈卡片或孤兒卡片的數量

這兩種卡片很容易丟失或是找不到,但其實他們一直都在我們身邊,只是我們一時之間沒辦法用「肉眼」看到它們,因為都在抽屜中(card library),被抽屜遮蔽住視線,所以我建議,新增卡片的同時,至少要跟日記、白板、標籤其中之一來產生記號,這樣應該就可以有效降低幽靈卡片或孤兒卡片的數量。

我個人的做法,我會在任何情況下新增卡片(日記:[[、白板:點兩下滑鼠左鍵、標籤:在 tag 中 + new card),甚至有時候更直覺使用 Ctrl+N 來快速新增卡片,但我一定會標上所謂的「記號」,也就是關聯。

從實體收納的角度,任何紙張或是便條紙,都一定要放在它適合的位置,不管是筆記本頁面中、大型板子上、或是檔案資料夾內,如果你是屬於視覺型的蝴蝶人,那可以多加善用白板+顏色的方式來存放卡片。

讀到這裡,你是否感受到,欸!原來數位收納跟實體收納的概念是有關聯性的喔!這也是我在推廣數位收納的原因,之後如果有類似的概念我也會持續分享喔。

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阿哲|大腦整理師
阿哲|大腦整理師

我是阿哲,我是一名兼職的整理師,喜歡研究各種提升生產力的方法和工具,目前正在推廣#數位收納的路上…

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