Notion vs Heptabase,哪個更適合我?白月光與硃砂痣又該如何抉擇?#數位收納

Notion 跟 Heptabase 是我目前最常用的兩款軟體,在我自己的工具陣型中,分別扮演著不可或缺的角色,這兩款工具特性不同,今天就要來跟大家分享我自己的使用心得,以及最常被討論到的問題:「我該挑選哪一個軟體來使用?」

之所以兩者會經常被比較和討論,主要還是兩者有類似的功能和介面,但是用起來的體驗卻又說不出來的差異。對我而言,一個像是白月光,一個像是硃砂痣,各有優點讓人難以取捨,接下來我會利用穿插的方式,分析兩者使用上會遇到的問題,以及用整理收納的角度來看這兩者的差異性。

Notion 跟 Heptabase 的工具特性

最近還蠻常聽到身邊的人在討論:到底該選擇 Notion 還是 Heptabase,我只能說,先瞭解工具特性,再視你的工作流而定。我認為兩者的光譜是這個樣子。

另外 Notion 因為版型比較美觀,適合把自己的內容美化後共享出去,但是要美觀,勢必要多花一點時間在版面設計上,相對的 Heptabase 因為版型簡單,只要專注把內容快速紀錄,因為是給自己看的,資訊快速精準就好,在個人用途上,我覺得目前 Heptabase 是優於 Notion。

Notion 就像是蓋房子

在建築領域,蓋房子有特定的流程,從放樣、打地基再到鋼筋、板模,後面才有磁磚、木工、水電、門窗,由外而內互相搭配,Notion 的架構層級也是如此,從最外層的工作區,到團隊空間,再到頁面、子頁面、區塊和資料庫,分屬於不同的空間結構。

Notion 有垂直特性,像是蓋房子一樣由外到內,使用者必須具備良好的結構觀念。
Notion 有垂直特性,像是蓋房子一樣由外到內,使用者必須具備良好的結構觀念。

因為層級和功能過多,所以導致學習曲線較為困難,偏偏大多數人在學習 Notion 時,為了快速上手,卻是從最小單位「區塊」開始學習,就連網路上大多數的教學都是如此(因為從區塊開始最直覺、最快速)。但是這番操作下來,到中後期的時候會產生一個很大的問題:

問題一:我想要把資料搬家,但是卻無從下手…

所以缺乏空間觀念的人,用 Notion 用到最後頭會很痛,我用整理收納的角度來解釋,因為「一進門,看到角落有空位,還沒搞懂空間的用途和物品的關係,就先把東西堆放在那邊。」等到要整理的時候才發現不知道如何下手,也沒辦法將物品歸類到適合的空間。

我再以建築的角度形容,「蓋房子不可能先放好家具或是馬桶,再牽管線,再把四面牆砌出來。」整體工序上,一定是丈量好,先有樑柱才有牆,形成「空間」後,牽好管線,最後才是家具跟設備的到位。

所以說要快速上手 Notion,要從區塊單位開始學起,但要學好 Notion,一定要從最大的單位,先把工作區、頁面的功能定義好,再開始放東西到這些空間中。

Heptabase 像在書桌上做勞作

Heptabase 有水平特性,使用時各張卡片都是平等的關係,使用上會強調平面展開。
Heptabase 有水平特性,使用時各張卡片都是平等的關係,使用上會強調平面展開。

我們再來說說 Heptabase,Heptabase 就像是在書桌上做勞作,搭配日記本和抽屜。想知道詳細的概念,可以參考Heptabase 一點通|從起手到入手 #2這篇文章(影片連結),Heptabase 大部分的操作,會以平面為主的白板二維維度,我用牌桌和紙牌的案例來解釋:

如果我們把牌桌當成白板,屬於可視化的二維平面,撲克牌就等於是卡片,但一旦當整副撲克牌疊在一起,就產生了厚度,也產生了不具備可視化的卡片盒三維空間。

所以我們可以用花色來區分卡片(Heptabase 中顏色的概念)。標籤就有點像是 A 到 K 的數字大小,我們在白板中,也可以透過 Section 分類出 Full-House 或是同花順的牌面。

另外,當我們把各種零散的卡片拼湊在一起,變成我們想要的花色組合,就變成了名義上的「永久筆記」,而寫作也是運用這個原理,平時累積越大量的卡片,就越能串聯知識並做到高效產出。

最後補充一下,雖然永久卡片可以視為是單張卡片,但我們仔細一看,可以發現這張卡片是有厚度的,這個厚度也代表,除了白板的廣度效果外,它具有卡片盒的深度效果,也代表卡片中的雙向連結關係。

使用 Heptabase 會不會跟 Notion 一樣有資料搬家上的問題呢?理論上是不會,因為卡片跟卡片是獨立的水平單位(都在卡片庫裡面),不像 Notion 中頁面跟資料庫的垂直從屬關係。但是使用上可能會衍生另一個問題:

問題一:卡片會變成幽靈卡片或是孤兒卡片…

要解決這個問題,我想用整理收納的角度,以不同的收納人格(影片連結)來解釋:

  • 如果是視覺型的蝴蝶人或是蜜蜂人,可以用白板功能,把資料「陳列」在眼睛所及的二維平面。
  • 如果是瓢蟲人或是蟋蟀人,可以利用標籤功能,建立具有卡片盒的三維空間來收納。

我的資料不知道要放在哪個「空間」?

在 Notion 建築物中迷路

在學習 Notion 的路上,如果你想開始把 Notion 當成主力工具時,就會面臨到下面的問題:

問題二:我不知道該怎麼做資料的分類和整理?

我也曾經遇過這個撞牆期,就是當時我的 Notion 建築體還沒有蓋得很好,也確實掉入「分類的陷阱」中,而當你大腦的注意力都放在分類的時候,往往會中斷心流,也讓很多靈感和想法溜掉了,關於解決方法,我後面會補充,其實還有一個問題也是蠻多人會遇到的,就是:

問題三:我的資料放到 Notion 後,就很難再拿出來…

這個部分可能牽扯到數位收納的概念,如果你使用 Notion 會有「資料墳場」的現象,那麼你要好好「思考」一下,你在存放資料的時候,是屬於「發散階段」還是「收斂階段」。「思考」同時包含了發散跟收斂,在這兩者間重複的組織,人類的大腦發達,就是比別的生物更會「思考」,才能主宰這個世界。

整理是屬於後半段的收斂階段,所以說如果還在發散思考階段,或是跳過發散思考的階段,直接把資料「收」進 Noiton 的儲藏室中,就會導致資料無法重複利用的情況。

在 Heptabase 的桌上放太多東西

在學習 Hepbase 的路上,有一部分的人會很「尬意」絲滑流暢的白板和標籤,如果你想開始把 Hepbase 當成主力工具時,就會面臨到下面的問題:

問題二:一味的把卡片放到白板中,導致白板變卡頓…

我知道有些人喜歡利用白板的可視化功能,但我自己的習慣,只有在學習或是創作這種階段才會使用白板,我並不會用白板來「存放」資訊。

用思考階段的概念,白板特別適合發散階段,可以把抽象的想法轉化為可視化的產物,但我們思考不能無限發散,要適時收斂,否則再多的白板都滿足不了我們。

Heptabase 要用得好,必須要學會在發散跟收斂思考中,收放自如!

白月光和硃砂痣,我該選擇哪一個?

張愛玲的小說《紅玫瑰與白玫瑰》中深刻地描述了一個男人在生命中,會遇到至少兩個女人,不管選擇哪一個,總會不甘心或是抱有遺憾。

生產力大師提亞戈・福瑞迪也曾說過:

挑選工具就像是找對象,你不能期望一個工具可以做到任何事,總是有不完美的地方,而我們要試著去接受這個不完美。

回到今天的主題,我們就來總結一下,Notion 跟 Heptabase 一定要做出抉擇嗎?

我思故我在,完整的思考要包含發散、組織、收斂

記住,工具是用來幫助我們的!不是造成我們困擾的!與其想破頭思考自己適合 Notion 還是 Heptabase,我建議問自己一件事:

你在當下,是處於發散,還是收斂思考階段?

你在當下是處於發散還是收斂思考的階段

如果是發散階段,我會建議使用 Notion 頁面或是 Heptabase 白板來踩油門,幫助我們想更多。

如果是收斂階段,我會建議使用 Notion 資料庫或是 Heptabase 標籤來踩煞車,記下我們想到的,幫助我們做好知識收納。

我們想要到一個目的地,一路上除了補油門以外,也要適時踩煞車,完整的思考,也意味著在發散、收斂間來回重組,缺一不可。所以我們可以得到以下結論:

沒有發散只有收斂=沒有完整思考(組織)=資訊只進不出,很難再次利用
過度發散沒有收斂=沒有完整思考(組織)=找不到關鍵資訊
  • 沒有發散只有收斂=沒有完整思考(組織)=資訊只進不出,很難再次利用
  • 過度發散沒有收斂=沒有完整思考(組織)=找不到關鍵資訊

生產力有不同維度,要用不同面向去檢視

我們在世界上,可以感受到三維的空間,同樣的在使用生產力工具,也同樣可以利用不同維度的模型來檢視。以下我用一個表格來說明,為什麼你會感覺 Notion 或是 Heptabase 好用,又為什麼會覺得 Notion 或 Heptabase 不好用?

如果說第一維度是一則點狀的筆記,第二維度就是平面的白板或是畫布,第三維度則是把筆記或是白板疊加起來所產生的卡片盒。

從一維開始,兩者可以說是旗鼓相當,都可以用不同格式來建立筆記,到了二維,Heptabase 的優勢就展現出來,這也是 Notion 所欠缺的白板功能,不過我覺得可以用 Miro 或是 Whimsical 這種純白板工具來彌補,事實上 Notion 對於這兩個白板工具也有做出適配性,當然如果你想要順暢在一二維之間轉換,那一定是 Heptabase 比較吃香。

接下來我們繼續來到三維,對於筆記間的關連功能,雙方都做的挺好的,而且都有做到雙向關連。最後我要補充一下,維度上的判斷其實不只有三維,上去還有一個第四維度叫做「時間」的維度,在這個維度,Notion 終於可以比較大聲說話了,因為以目前來說,Notion 不僅有行事曆、時間軸,還有提醒功能也很完整,甚至還出了 Notion Calendar 這個獨立工具,而 Heptabase 目前只有日記和任務這種非可視化,還沒辦法做到很完整的時間或任務管理。

Notion 跟 Heptabase,在不同維度的思考模式各有所長。
Notion 跟 Heptabase,在不同維度的思考模式各有所長。

當然你可以用這個維度表,去判斷其他的生產力工具。康乃爾筆記、心智圖、卡片盒筆記、GTD 工作法,另外有陣子很流行的「子彈筆記」,就是第一維度結合第四維度的用法。

我用 Notion 打造 Life OS,用 Heptabase 做好 PKM

我們總結一下幾個重點:

  1. Notion 跟 Heptabase 的本質上還是有一些差異,而這些差異就是影響我們使用體驗的關鍵。
  2. 我們在使用習慣上,必須培養完整思考的模式,要做到發散、組織跟收斂的階段。
  3. 最後,除了工具羅盤,我們還可以利用不同維度的面向,來判斷一項工具的功能性,來幫助我們找到適合自己的工具。
Notion 跟 Heptabase 的本質上還是有一些差異

如果我們用了不合適自己的工具,不能發揮工具的價值,那紅玫瑰終究是牆上的一抹蚊子血,白玫瑰也終究是衣服上的一粒飯黏子…

以我自己而言,現階段我會以 Notion 打造完整的系統大廈,在個人知識管理,我會傾向分配給 Heptabase 來完成。

我現行的工具陣型應用

之後有機會,我也會想用一個新篇幅,來介紹我自己的 Notion 系統,這個系統結合了很多理論和技巧,也融合了數位收納的概念,如果有興趣的人請持續關注,這樣之後就能收到第一手消息囉!

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阿哲|大腦整理師
阿哲|大腦整理師

我是阿哲,我是一名兼職的整理師,喜歡研究各種提升生產力的方法和工具,目前正在推廣#數位收納的路上…

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