Heptabase 一點通|利用 Task 推進任務 #10

雖然 Heptabase 目前還沒有行事曆相關功能,但這裡我想針對日前開放的 Task 功能,來探討現階段可以做到什麼程度的任務管理。

以任務為導向的防彈筆記法

之前看過 Esor 站長的《防彈筆記法》這本書,裡面所提到的核心任務筆記法,就是標準的以「任務」為導向的筆記方法,在我的另一支影片【工具整理攻略】排出自己的工具陣型,建立個人工作流中,這種筆記方式是落在第二象限,跟第三象限的卡片盒筆記法,有類似之處但還是有點差異性。

也聽說過有人使用過核心任務筆記法,但是任務卻越積越多,不減反增的用例,反而越來越焦慮。因為我自己也有深入研究防彈筆記法,我覺得會有上述的問題,關鍵原因可能在:

在執行防彈筆記法時,沒有先將任務做出過濾篩選。

顧名思義,防彈筆記法之所以用「核心任務」的概念為出發,目的就是要排除其他不相關的子彈,達到「防彈」的效果,如果一開始一股腦地把所有的任務全部塞進來,卻沒有先搞清楚優先順序和重要性的話,想必一定會是不盡理想的結果。

類似的概念也可以套用在居家整理,我們在整理開始前有個很重要的步驟叫分類,分類完跟你自己無關的物品,進行所謂的斷捨離,剩下跟自己有關的再來保留上架,而不是把東西一股腦照單全收,這樣會大幅降低整理後的成效。

回到《防彈筆記法》中的概念,裡面提到可以把任務分成三種層級,分別是:

  1. 對自己而言最有價值的目標
  2. 需要推進進度的要事
  3. 其他瑣事

這時我們會發現,我們平時花大多數的時間在處理的可能都是瑣事,對於往上更重要的專案進度,或是最核心的價值目標卻沒辦法持續推進。

每個層級都要掌握關鍵技巧

如果要能區分各層級,是需要練習的,就像我們在進行物品的斷捨離一樣,練久了就能熟能生巧。然而,在每個層級,其實面對的重點也有所不同:

  1. 對自己來說具有長遠價值的目標 ⇒ 如何找到那些高價值的目標?
  2. 要推進的專案任務 ⇒ 如何把計畫轉變為執行的行動?
  3. 瑣碎的事情 ⇒ 如何分出事情的輕重緩急?
把事情區分三個層級

也許我們一開始沒有把握「越級打怪」,找到對自己有價值的目標(某種程度來說,需要搭配自我覺察),但至少我們可以從最基本的「分辨任務的輕重緩急」開始練功。這裡就會運用到待辦清單的功能。

在 Heptabase 中,用 Task 統一管理任務

Heptabase 有 To Do List 的勾選格式,過往你可以在不同卡片中新增勾選清單,但現在你可以利用左側欄位中的 Task 來統一管理這些任務,有 GTD 的概念。(應該有借鏡 Amplenote 的作法,統一管理 Task 算是 Amplenote 的主要功能)

我該在哪裡使用 To Do List

我只能說:「順手就好!」不管是在日記、白板、卡片或文字框(是的,文字框也可以!),甚至不用勾選格式,在標籤中使用看板檢視,一樣有 To Do List 的效果。就依照各位看倌們的習慣去使用就好了。

雖說條列待辦清單很容易,但接下來大家一定發現一個大問題:

進入左側 Task 頁面後,所有的勾選清單映入眼簾,感覺很雜亂!

雖然我不知道之後官方會不會優化這一段工作流(至少在 Amplenote 中,系統有自動化評分機制,提供用戶分辨任務的優先順序),但我們現階段可以做的是,盡可能減少「在一開始就列待辦清單」的習慣,這個我之前在Heptabase 一點通|我用 Heptabase 建立原子筆記 #8就有提過類似的概念。

那除了上述的作法,有沒有別的辦法可以讓我們更好去區分任務呢?

在 Heptabase 中,判斷任務 Size 的要訣

以日記來說,有所謂的日期戳記,我們先從最直覺最簡單的每日待辦事項開始條列,這時候你會發現我們一整天的任務事項,通常混雜著瑣事跟專案任務

我們要如何一眼分辨出,哪些是瑣事?哪些是要持續推進的要事?

瑣事比較單純,像是倒垃圾、取包裹這類型的直接以核選清單建立,那麼如果是重要的工作事項,依照任務的大小,我會建立卡片或是白板,並關聯至日記中,也可以在下方新增縮排,打上其他備註,或是用標題格式也是行的通。最近推出的 Template(模版)功能,也可以更好地幫助我們建立每日待辦格式。

  1. 瑣碎的事情 ⇒ 輸入文字(Text)
  2. 要推進的專案任務 ⇒ 關連卡片(Mention Card)
  3. 對自己來說具有長遠價值的目標 ⇒ 關連白板(Mention Whiteboard)

備註:Section 也是可以關連的,大小介於卡片和白板之間。

判斷任務Size的要訣

看看這個對比照,層次上就比較好辨別大小,這樣就可以拖曳順序,或是安排任務在不同日期進行推進。

關連的好處,是白板或卡片中,可以檢視相關的日期戳記,而且這個時間戳記可以隨時點選後面的圖示更改。如果搭配一些敘述,之後回顧也比較能進入狀況,知道什麼時間點做到什麼進度。

這邊提供我自己的一三五法則給大家參考,每天進行的事件,最多不要超過這項原則:

一:一項長遠的計畫或人生目標

三:三個要做完的專案任務(或行程)

五:五件瑣事

多出來的就排到明天、後天、或是下禮拜,讓我們在有限的時間中,盡我們最大的力。

一三五法則

補充:To-Do List 的延伸應用

如果是在原子筆記或是白板筆記中(可參考Heptabase 一點通|我用 Heptabase 建立原子筆記 #8或是Heptabase 一點通|白板筆記法 #9),我會如何設定 To Do List 呢?

第一種方式,直接條列 To-Do List 在此處

在 Text 欄位直接打上行動項目和子行動(縮排)。
在 Text 欄位直接打上行動項目和子行動(縮排)。

第二種方式,建立 To-Do List ,並關連到相關卡片

建立Todo list,並關聯到相關卡片
建立Todo list,並關聯到相關卡片
把任務另外設定為「卡片」,再進行關連。
把任務另外設定為「卡片」,再進行關連。

第三種方式,直接搭配白板使用(可視化流程圖)

直接搭配白板使用(可視化流程)
直接把任務卡片攤開在白板中作業,排出具有可視化的流程圖,適時用 Section 區隔。
直接把任務卡片攤開在白板中作業,排出具有可視化的流程圖,適時用 Section 區隔。

不管怎麼條列和設定,只要把握住「任務可統一在 Task 中進行管理」的大原則就行了!

如果筆記很多,執行卻很少

我們做筆記是屬於發散階段,發散的時候一定要想辦法捕捉並記錄下來,最後發散的內容要轉化成行動,也就是收斂階段才有意義。換句話說,行動,是計畫之後的產物,不管我們今天用的是什麼工具,整個大原則都是如此,如果是 Notion,可以參考我在創業貸款課程小幫手中展示的,把筆記轉化為實際行動的概念。

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阿哲|大腦整理師
阿哲|大腦整理師

我是阿哲,我是一名兼職的整理師,喜歡研究各種提升生產力的方法和工具,目前正在推廣#數位收納的路上…

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