Heptabase 一點通|我用 Heptabase 建立原子筆記 #8

我利用 Heptabase這套工具,參考了防彈筆記法、卡片筆記法的做法,同時結合 PARA、CODE、PDCA、GTD 的執行方式,發展出一套自己的「原子筆記」。

利用數位工具來做筆記

上一集 Heptabase 一點通|卡片盒的精髓-Tag #7 中有稍微提到魯曼博士發明了卡片盒筆記法,而我之前也看過《防彈筆記法》這本書,作者 Esor 所提出的筆記方法,而這兩者有許多類似的地方,但也有一些差異:

  • 卡片筆記法:以「卡片」為基本筆記單位。
  • 防彈筆記法:以「核心任務」為基本筆記單位。

我自己的認知是,卡片盒筆記每一張卡片都是平等的概念,在串連跟機動性上會更直覺一些。防彈筆記法以任務為導向,發展出具有上下層關係的行動和參考資料,所以說兩者都很強調串連,但是在層級架構有些許不同之處,我自己所使用的筆記方式,剛好介於這兩者之間,我自己是認為偏向「原子筆記」的概念。

原子筆記的概念

從科學的角度來看,原子可以被視為一個獨立單位,一個原子中包含質子、中子、電子等單位。

我的筆記單位,趨向於心智圖中的每個節點

我覺得原子筆記在 Heptabase 中可以被應用的原因,在於可視化之間的轉換,如果在有電腦的環境,我可以把卡片展開在白板中重組,如果出門在外,我的卡片又轉換為便於行動裝置的條列式筆記。

我們再複習一次我在 Hepta 一點通|Heptabase 起手式 #1 中提到的三大功能,日記、白板、標籤,還有 Heptabase 一點通|從起手到入手 #2 中提到的書桌概念,我平常會把「筆記本的內頁」、「便條紙」放在「書桌」的平面上進行重組,需要資料的時候我會從「抽屜」取出。

原子筆記的進行方式

我平常比較少從日記開始做筆記,除非筆記具有「日期時間」的因素,在 Heptabase 一點通|搭配 PARA 做好個人知識管理 #6 中提到的,是離我距離最近的 P 情境,才會用日記功能。

相對的,我會運用白板來進行學習(輸入)和創作(產出),我最常用的功能反而是標籤,在建立卡片後直覺性的標註標籤,進到我的抽屜存放。

那在我的原子筆記系統中,所設定的標籤有哪些呢?

  • index.索引
  • issue.問題
  • idea.靈感種子
  • note.原子筆記
  • next.下一步行動
  • review.經驗

原子筆記的組成內容

我的原子筆記架構
我的原子筆記架構

index.索引

索引筆記集合了很多 note,在軍隊管理中,類似「百夫長」的概念,也可以算是一串粽子的線頭,找到線頭就可以找到粽子。我有時候會把系列文分類做成索引。

issue.問題

這概念源自於 SCRUM 中的用戶故事(SCRUM:敏捷式管理可以參考這支影片),我認為每個筆記得源頭,都應該有個核心問題或是狀況,筆記就是從問題的發展下,延伸出後續的行動或是經驗。任何事情都是以問題為出發,為什麼蘋果會從樹上掉下來?為什麼泡進浴缸內水會滿出來?而標籤的好處是,之後有類似的狀況,就可以從標籤庫中瀏覽,也有 Wiki 的效果在。

idea.靈感種子

如果我有一些瞬間迸出的點子,為了避免稍縱即逝,我會先標註這個標籤,未來筆記中如果用的到的想法就可以取來應用。有點類似我是一個廚師,某天找到一個不錯的香料,目前用不到,但是我只要現在記錄產地和味道,未來有機會可以在料理中嘗試做出新菜色。

note.原子筆記

在這種標籤中的筆記單位,就是我的原子筆記,其中會包括 issue 或是 idea,接下來是 resouse 中各種資源(口袋名單、理論、圖表、閱讀心得…等等的素材)。接下來是 next.行動,最後是 review 經驗。整個 note 是一個結構完整的原子單位,在原子中有中子、質子跟電子。

next.下一步行動

這裡就是跟這則筆記相關的「待辦事項」,這些行動往往是由問題,經過思考,加上一些情報(資源)支持,而產生的行動項目,收斂思考後所列出的行動,就可以為其安排優先順序。所以為什麼不要在筆記的一開頭就列出行動,因為在發散階段列出一堆的 to-do list,很容易產生無效,或是不正確的決定。

現在 Heptabase 中也有新功能 Task,可以集中管理行動,更有效強化 GTD 的效果,大家試想一下,如果一開始就列出一堆待辦事項,是很難區分優先順序的,也會特別容易積壓項目,把精力錯放在不緊急 / 不重要的任務上。之後會專門來探討Heptabase 一點通|任務管理可以做到什麼程度?」。

review.經驗

這是筆記中最後也是最重要的階段,我想一般人生小孩,絕對不會只想生完就結束吧?為人父母一定都希望看到小孩成長,自己跟孩子也能從中學到一些經驗。我們這個階段在做的,就是「紀錄筆記的成長」,這些從一開始的問題到行動後產生的「經驗」,才是一則原子筆記最珍貴的部分,未來也可以重複提取的精華。

像我可能會記下洽公的流程和改進方法,或是辦完一場活動後的優化方式,另外這個標籤跟最前面的 issue 是相呼應的,也就是說,問題庫和經驗庫雖然分屬於不同抽屜,在筆記(note)中可以有比較緊密的隸屬關係,但如果從標籤來看,各種不同的問題、不同的經驗,可以獨立檢視,也可以在卡片中也能看到連結。

覆盤不一定只能在年終執行,應該平時就要記錄當下

透過 review 的標籤,未來有覆盤的時機時,這些平常累積的小覆盤動作,可以帶來加乘的效果。我一直認為,覆盤不應該是年終到了才逼自己要回顧一整年,比起年終的一次大掃除,平時做好打掃的習慣更重要!如果平時沒有做好覆盤,到年底也很難覆盤出什麼實質的內容。

同樣地,制訂目標也不一定要在年初才硬擠出幾個量化的數字,新的目標應該是要搭配過往的覆盤回顧,隨時隨地的開展新目標,這樣才能建立良好的正向螺旋。透過比較有邏輯性的原子筆記,讓每個原子發揮作用,呈現出完整的個人型態。

能在 Google 上被搜尋到的,都不能被稱為筆記

我早期在求學階段,第一次接觸到筆記軟體很興奮,好像發現新大陸,尤其是便利的擷取和跨裝置的功能,當時我通常對於資訊來者不拒,但是之後我發現有些筆記很好,但有些筆記卻是過時的資訊,所以那時候我發現,筆記不是照搬就好,現在Google 這麼方便,基本上搜尋關鍵字就可以找到想要的資訊,絕對比去筆記資料庫中翻找還要來的快又有效。

後來也慢慢的找尋適合的筆記工具,調整自己的工作流,最後,我們再來回顧一下所謂的「原子筆記」,以原子的概念,建立筆記單位(卡片):

把原子筆記,用科學的角度來比喻

用科學的角度解釋原子筆記
用科學的角度解釋原子筆記
  • 原子核:以任務或目標為主,如果是比較大型的專案,我們可以用索引筆記的方式,將這些原子核綁在一起。
  • 中子:以問題為導向的「issue 卡片」。
  • 質子:試圖解決問題,而產生的「next 卡片」。
  • 電子:解決問題過程中,所需要的情報資源「resouse 卡片」

最後我們多一個動作,也就是最終的經驗成果「review 卡片」。整個原子任務卡片,不僅是任務、也是索引卡片。

同一張卡片,也可以標註兩個標籤。

如果這張卡片是 note 但同時又是 index,那為什麼不兩個標籤一起用呢?沒有人說一張卡片只能用一個標籤,對吧?

使用原子筆記的好處

我覺得將筆記原子化的好處主要有兩個,分別是:

  • 任務發展的脈絡變得更清晰,也間接整理自己的大腦。
  • 筆記變成正向循環的筆記,真正的知識 Wiki 而不是倉庫、雜物堆。

任務發展的脈絡變得更清晰,也間接整理自己的大腦。

  1. 靈活:以問題為導向,舊有的 PDCA,強調先規劃再執行,但是花了很多精力規劃的主題,很可能跟不上現況,所以用問題為導向的敏捷式做法,比較能夠靈活面對眼前的挑戰,尤其是未知的挑戰。
  2. 比較不會重蹈覆轍,有類似的經驗可以覆盤和參考,如果是一般經驗建議找谷歌大神,但是自己的寶貴經驗是網路上找不到的(像是自己的產品的使用心得,擔任工作人員的經驗,踩雷經驗)。
  3. 培養獨立思考的習慣,腦波增強,不太受到外界干擾或誘惑,做出非理性的決定(衝動購物)。

筆記變成正向循環的筆記,真正的知識 Wiki 而不是倉庫、雜物堆。

  1. 類似的問題可以重複查看,透過卡片盒筆記的關聯效果,可以順藤摸瓜找到相關資源或經驗。一串粽子只要找到線頭,就可以抓起一整串的粽子。
  2. 不在一開頭批哩啪啦列出一堆待辦事項(行動),找出最核心的關鍵行動,避免消耗過多精力在無謂的項目上(這也是整理大腦的關鍵步驟),行動都是有根據的進行。
  3. 平時蒐集的資源,能夠隨時隨地被提取運用。
  4. 最終的經驗才是屬於自己最珍貴的資產,不但在未來,經驗可以提取,甚至更方便產出,還可以有變現的機會。

下一集我會補充,利用先前 做好工具整理,建立個人工作流#數位收納 中「工具羅盤」的概念,搭配「原子筆記法」,而衍生的「白板筆記法」。

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阿哲|大腦整理師
阿哲|大腦整理師

我是阿哲,我是一名兼職的整理師,喜歡研究各種提升生產力的方法和工具,目前正在推廣#數位收納的路上…

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