Heptabase 一點通|卡片盒的精髓-Tag #7

這一集我們深入探討標籤的用法,在整理收納的概念中,有時候我們會強調「標籤」的作法和重要性,一部份的人特別適合使用標籤這種卡片盒架構,來收納跟整理自己的知識內容。

傳統的卡片盒,要編碼來確保關聯性

說起 Zettelkasten(卡片盒筆記)的歷史,最早是由德國的社會學家魯曼所應用,詳細的由來和使用方法網路上都有很多資訊可以查的到,這裡就不加以說明。

如果有看過《卡片盒筆記》這本書的人,應該能發現,魯曼在卡片盒的編碼上,做足了功夫,這也是他的卡片盒筆記能夠被發揚的關鍵點。魯曼有著一套完善的編碼系統,將一張又一張的卡片分門別類放在他的實體抽屜木盒中,書中也有展示他的一部分卡片範例。

我自己沒有編碼的習慣

事實上,我也曾經照著書中的方法,嘗試為每張卡片編碼,後來我捨棄掉這種做法,為什麼我沒有照正規的卡片盒筆記法來執行呢?

實體的卡片,需要透過編碼才能提取,數位工具可以利用搜索來提取卡片…

在魯曼的抽屜木盒中,如果沒有索引,是很難找回相對應的資訊,但是時至今日,我們利用數位工具來執行卡片盒筆記,可以利用關鍵字搜索的方式來找到卡片,基本上編碼的動作意義就不大(過度分類反而降低生產力),而 Heptabase 的標籤,也是一種可以取代傳統編碼的功能。

編碼的作法並沒有被淘汰,因人而異

這就好像早期的籃球比賽非常仰賴禁區的鋒線球員,但隨著時代進步,規則改變(新增籃下三秒違例),再加上小球時代來臨,傳統鋒線的角色就逐漸式微。當然這不是說一定要捨棄以鋒線為核心的戰術,只是說以現代的角度看起來,重要性相對就低了很多。

接下來我們要來探討在 Heptabase 標籤的功能,它就是一種卡片盒的功能展現。

標籤的層級概念

Heptabase標籤的層級概念

目前 Heptabase 中,標籤一共有四個層級,級別由高到低依序為:Group>Tag>Property>Option,如果能夠善用這個層級的邏輯概念,對於我們執行知識收納會有很大幫助。

如果從卡片的角度來設定標籤,會是 Tag 這一層級,在標籤庫中,也是以 Tag 為主要單位。Tag 的上層是 Group ,可以集合相同類別的 Tag,假設有類似的標籤我們想要分成同一類,可以使用更大的 Group 去包住它。

從 Tag 往下走,每個 Tag 可以建一個系統,其中包含設定不同的 Property,我之前有在Heptabase 一點通|如何用 Heptabase 來做電影筆記? #5這篇文章介紹過,Porperty 是可以在 Tag 中進行共用的,所以接下來我們也會充分運用這個特性來設定 Tag。

而在 Property 中,如果是 Select(單選選項)或是 Multi-select(複選選項),則可以設定更小的選項單位 Option,這裡的 Option 對應所屬的 Property,是可以被不同的 Tag 所並用。

不要把標籤當成資料夾

標籤更像是一種代名詞,是一種直覺的思考反應,所以在詞彙的選擇上盡可能以自己「容易聯想」的為主,不要設定太複雜的詞彙,也不要把它當成資料夾來用

我知道有些人聽到這裡已經有點困惑,也不知道該如何從標籤下手,我建議使用標籤前,可以先思考一下自己是屬於哪種個性特質?

兩種個性,運用標籤的流程有點不同

不同人格的作法也會不同

在 MBTI 人格(16 型人格)測驗中,其中一項是解釋我們在實際行動前的兩種特質:

  • Judging(判斷)的 J 型人:習慣先規劃好再執行的人。
  • Perceiving(知覺)的 P 型人:習慣憑著感覺走,再逐步修正的人。

這兩種人的行事風格大為不同,J 型人喜歡有條理的去執行行動,「先求好,再去做」。P 型人的話比較靈活彈性,更喜歡「先求有,再求好」的做事風格。

在使用標籤系統前,請先問自己是哪種個性的人?

  1. 先求好,才去做?
  2. 先求有,再求好?

以下我特別針對兩種不同作風的人,在標籤設計上,分別提出建議。

先規劃好再執行的 J 型人

我是屬於這類型的人,我喜歡先規劃再行動,如果你跟我一樣,那你可以嘗試跟我一樣的作法,我們用白板功能把標籤可視化

  1. 建立一個名為「標籤」的白板。
  2. 滑鼠右鍵>Mindmap,這裡以#標籤為第一層,開始發想第二層 Property(欄位)。
  3. 如果欄位中有 select(選項),可以往第三層走。
  4. 第二層開始,如果如果有類似或是一樣的欄位,使用 Connect(連結)將它們連在一起,快捷鍵是 Ctrl2
  5. 標籤可以拖曳到其他標籤下層,如此一來最上層就變成 Group(群組)
  6. 這個時候可以開始整併標籤系統,依照個人的邏輯,進行上下層級間的轉換,使用拖曳的方式進行,層級最多為四層,也就是 Group→Tag→Property→Option。
  7. 你也可以用 Section=Group 的概念,再加上標籤三層結構。

如果你的樹狀圖差不多了,就可以把這套可視化心智圖轉換為標籤庫。

用 Group 作為第一層的作法,每個節點都可以自由拖曳,脫離原 Group。
用 Group 作為第一層的作法,每個節點都可以自由拖曳,脫離原 Group。
用 Section=Group 的作法,包住 Tag 的設定方法,一樣可以自由拖曳。
用 Section=Group 的作法,包住 Tag 的設定方法,一樣可以自由拖曳。

憑著感覺走,再逐步修正的 P 型人

如果你不是屬於 J 型人,那就不要用上面的方法找自己的麻煩,只會讓你的頭腦打結,我們使用更直覺的第二種方式:

  1. 直覺聯想「關鍵字」產生標籤(用你平常在 Google 搜索的思維),不要考慮太多,你平常怎麼使用瀏覽器,就怎麼建立標籤,保持一個層級的水平思考。
  2. 定期回到標籤庫,看看哪些關鍵字是類似的,運用 Group 歸類,一開始標籤庫一定是亂的,沒關係,只要定期整理,就能整理出一套邏輯。
  3. 最後,如果一個標籤的卡片數量很少,適時的刪減、合併標籤(先把卡片+新標籤,再-舊標籤)。
  4. 用這種方法建標籤的人,有沒有第三層的屬性欄位無所謂,盡可能保持 Group→Tag 的二層結構即可。

觀察別人都怎麼下標籤(SEO)?

如果還是霧煞煞,對於標籤的關鍵字沒有想法,建議可以去參考其他人的關鍵字設定。

  • 蝦皮、淘寶…
  • IG、部落格…

為什麼你搜索這些字就會找到他家的商品或文章?這些關鍵字都有一些特點,直覺、容易聯想,但是也要小心我們在做資料整理的時候不要掉入思考的陷阱:

如果能在網路上找到的資訊,就不用特別用筆記方式儲存…

說穿了,Google 就是最大的互聯網筆記系統,更別說還有維基百科了,我們的個人知識系統,一定是要整理內化,才是屬於個人的數位資產,至於要不要像我一樣透過「產出」分享出來,見仁見智囉!

標籤設計的小技巧

標籤設計的小技巧

中文標籤的邏輯,比英文難的多

英文的文字特性,可以依照字母順序排列和發想,最多就是 26 個字母順序,但中文的文字組成更複雜,就算我們用注音或部首來模擬英文的排列邏輯,也不是那麼直覺,為了解決這一種現象,我想到用一種方法來因應。

類似的標籤詞彙,也可以合併成一個標籤…

不管是 J 型人還是 P 型人,有時候標籤不一定只能用一個詞彙,我們可以把多個類似的詞彙視為同一個標籤:

  • 中、英夾雜#note.筆記#memo.備忘。對我而言,筆記是需要思考的,備忘是不需要思考的,在標籤設計上我會分開,有時候中文想不起來,想到英文也可以找到標籤。
  • 同義字並用:整理標籤,如果發現有同義字也可以合併為一個標籤,#journal.diary.note#生日.禮物.聚會.紀念日.節日.慶祝

有沒有不需要 Tag 的標籤方法?

如果你還是不想使用標籤系統的話,有沒有不用 Tag 的筆記方法?

直接把關鍵字打在卡片標題或是內文中…

不需要標籤的方法

這是最後的方法,按照電商或是社群媒體的方法來建立關鍵字搜索,我們用 CtrlO 來找資訊,關鍵字設定的好,也不一定非要使用標籤系統。但是這種作法很吃關鍵字,如果沒處理好就會產生孤兒卡片(請參考Heptabase 一點通|從起手到入手 #2)

補充:Porperty 中的 Text 欄位

一般正常的情況下,我們會在標題或內文中直接使用 或是 [[ 來關聯其他卡片,這麼做會是雙向連結,系統會直接預設顯示在下方的 Info(資訊列)中,基本上已經可以很好的達到連結的目的。

這邊跟大家說一個小技巧,如果你的 Porperty 是文字欄位,在欄位中式可以做到連結其他卡片的,雖然這樣的關聯方法乍看之下好像沒有什麼屁用,但我認為有兩個好處:

  1. 當成註記來使用:內文中沒有特別關連到的卡片,但是又恰好跟這則卡片有相關,我們就可以用建立 Porperty 的方法來註記。像我就會設定「相關文章」或是「上一篇文章」、「下一篇文章」,來備註可能跟這張卡片有關但沒被提及的其他文章。
  2. 在標籤庫底下,可以更直覺的檢視關聯卡片:如果我們想要看關聯的卡片,一定要點開卡片,再點擊下方的 more info(更多資訊),如果是設定在標籤欄位中關聯,當我在標籤庫檢視表格的時候,我可以直接點擊跳轉其他卡片,直覺性相對高一些,如果更進一步還可以用 Filter(篩選)來選出特定資訊(雖然我目前也沒有用到這種程度)。

今天的篇幅有點多,希望大家對於標籤有更深一層的瞭解。你還沒用過 Heptabase 嗎?點擊下方可以註冊,有七天的免費試用喔!

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阿哲|大腦整理師
阿哲|大腦整理師

我是阿哲,我是一名兼職的整理師,喜歡研究各種提升生產力的方法和工具,目前正在推廣#數位收納的路上…

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