Heptabase 一點通|搭配 PARA 做好個人知識管理 #6

這一篇我想要來分享,Heptabase 作為知識管理工具,其中所運作的邏輯中,是否可以用 PARA 的架構來執行知識的收納呢?也許,我們都誤解了 PARA 的真正精神!

PARA 是什麼?

首先先理解一下 P.A.R.A. 的概念,《打造第二大腦》的作者 Tiago・Forte 發明了一套名為 P.A.R.A. 的個人知識管理的系統,他區分出了四種空間,分別應存放不同現況的內容:

  • Project 專案:與目標相關的一系列任務,並有最後期限
  • Area of responsibility 領域:具有長期維持標準的活動範圍
  • Resource 資源:持續感興趣的主題
  • Archive 檔案:排除以上三種類型的不活躍項目
PARA

作者提出這套模型後,確實幫助很多人做好知識管理,但是也有另一部分的人對於這套系統格格不入。有人認為這套框架,可以整理每個階段個人的價值目標,並持續推進,但也有人在運用過這套框架後,轉移過程中產生了很多的阻力,認為系統過於複雜難以轉換,內容容易脫離掌握。

我接觸 PARA 後,有什麼領悟?

先問大家一個問題:我們都知道「光年」是一種單位,請問「一光年」是指?

  1. 光走一年的時間
  2. 光走一年的距離
  3. 光走一年的速率
  4. 光走一年到達的位置

我幾年前開始在接觸 PARA,也是照著字面上的意思,把我接觸的事物去進行「分類」,第一次嘗試的結果下來,確實有對於自己的專案和檔案感到清晰不少,但是絕大部分的內容「分類」進四種空間後,卻很難再提取出來應用。

但直到後來我發現,PARA 跟「類別」無關,也跟專案大小「體積」無關,它是一種「距離」的概念。

你現在接觸的項目,距離你有多遠?

所以我覺得無須刻意「分類」,PARA 最常被噴的,就是四個空間轉換有太多阻力,項目會卡住無法輪轉,久而久之就變成資料墳場,但你如果用「距離」來看,可能就比較好理解。

PARA 中所提到的移動,並不是真的去搬移它

Diago・Forte 在 PARA 中提到了可以把目標 Move(轉移)的概念,雖然字面上翻成在四種空間中進行移動,但我認為並不是真的去搬移內容,而是轉換標籤或是現況

有些人說用 PARA 的轉移過程非常困難,在目標的分辨上也有一定難度,關於這些問題,我發現大家可能「誤解」了作者所提到的 move to 的概念,所謂移動,並不是真的需要把內容物移動到另一個資料夾,是移動目標物的「現況」。

在實體收納的概念,移動是指把 A 物品移動到 B 空間,但我們從數位收納的角度來看,A 物品移動到 B 空間,事實上他的所在位置是沒有變動的,變動的是路徑而已,我們真正要看的,是這個東西跟我們的「距離」。

我們拿「結婚紀念日」這個關鍵字做為案例,如果真的硬要去分類它現階段位於什麼位置,真的會搞死自己,因為這件事本來就是會隨著時間距離而變的:

  • P 專案=結婚紀念日的當天行程
  • A 領域=結婚紀念日的行程規劃
  • R 資源=結婚紀念日的參考資料
  • A 檔案=結婚紀念日的經驗封存

關於結婚紀念日這個關鍵字,平時可能落在「A 領域」,還有點距離,但是平常我們在 IG 、小紅書上面滑到的網美餐廳或是禮物的介紹,這種屬於「R 資源」的內容,就要蒐集好情報,隨著時間距離越來越近,近到出現有期限的「P 專案」階段,這時候就必須要好好規劃一下驚喜了,接下來就是距離一天一天的接近,等到紀念日一過完,這些準備的經驗過程和紀實,都會一併成為「A 檔案」進行封存,等待下一次的提取。

你說,結婚紀念日是一個固定的「目標」,它實際上所在的空間位置並沒有更換,但是隨著日期的變化,你可以感受到這個項目跟自己之間的距離感,而這種距離感沒有絕對的感受,完全因人而異。我自己的距離感受:

  • 專案:1 週~當天
  • 領域:3 個月~1 週
  • 資源:3 個月以上
  • 檔案:當天過後

Heptabase 中運用的 P.A.R.A. 技巧

不知道大家有沒有發現,在 Heptabase 的功能欄位中,可能隱藏了開發團隊在設計一套工具的邏輯理念跟伏筆(也許這是我的過度解讀,但是請接著看下去,我來說明一下我的觀點):

Heptabase 中運用的 P.A.R.A. 技巧

在功能欄位的順序中從上而下依序是,日記、地圖、卡片庫、標籤、任務、高亮重點,當時我就在思考,這麼排列有沒有特別的原因?直到我結合了P.A.R.A. 的概念才發現可能有點關聯,我們拆成各種的卡片為單位。

  • 跟日期有關專案的我們用 Journal 來記錄跟規劃。
  • Map 中下轄的各種白板,可以視為是不同的領域,領域中也可以建立「子白板」子領域,裡面的卡片存放著知識節點,等待被串連。
  • 資源對於我們的「距離」相對比較遠,有時候一項資訊你會覺得目前用不太到,但是未來好像會用到,當有這種想法,建議直覺性的用標籤來管理資源(口袋名單),像是生日禮物、情人節餐廳。
  • 最後一項檔案封存的概念,在 Heptabase 中無須另外區分出來,因為所有的東西都在 card library 中,都可以透過特定關鍵字來找回封存的資料。
  • 最後我們在進行發散思考和重組後,使用 Task 來進行收斂執行。

當你意識到這個項目離你很近,深刻感受的到它的距離的時候,它就是專案。當你覺得隱隱約約感受的到項目的距離,那麼就放到領域。如果覺得這個項目離我好像有點遠,但不知道哪一天會派上用場,那就放到資源,最後,所有已完成的項目,都應該被視為經驗,在未來的某一天,重新去啟用。

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https://youtu.be/2QNp4IBO2Ug

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阿哲|大腦整理師
阿哲|大腦整理師

我是阿哲,我是一名兼職的整理師,喜歡研究各種提升生產力的方法和工具,目前正在推廣#數位收納的路上…

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