Heptabase 一點通|原子筆記建立步驟 #11

這一篇是延續之前的文章(Heptabase 一點通|我用 Heptabase 建立原子筆記 #8)中,我曾經提到過原子筆記的相關概念,今天要來運用Heptabase,搭配實際的操作步驟來示範,希望可以讓大家更好了解我的原子筆記作法。從原子筆記的四個階段,練就收發自如。

1️⃣從卡片延伸到白板,並運用心智圖功能

模板設定

模版也是 Heptabase 的一項功能,可以把已經建立好的區塊格式圈選起來(包含圖片),完整步驟為:

  1. 圈選內容
  2. 點選左邊 ⋮⋮ 的功能
  3. 選擇 Create Template
選單中有新增模版的選項
選單中有新增模版的選項

這樣模版就建立完成了,如果要使用建立好的模版,只要輸入 /,再輸入 template 找出之前建好的樣式就會直接帶入卡片中。如果要刪除或修改,分別輸入 CtrlBackspace(倒退),或是 CtrlEnter 即可進行動作。

模版可以修改或刪除
模版可以修改或刪除

因為我之前已經設定好模版,所以這裡就直接引用,裡面分別有:

Issue:問題

Next:下一步行動

Resource:相關資源

Review:成果和回顧

善用心智圖功能

接下來我要介紹 Heptabase 另一個強大的功能「Mindmap」心智圖,我們可以點擊卡片右上角 ••• 並開啟 Mindmap 功能,開啟後卡片四周就會出現浮選功能,可以快速建立心智圖。

這時候開始利用拖曳的便利性,快速發散想法。

我們在原子筆記的第一步,是「從問題出發」,我們開始發想一些跟這個標題有關的問題,發散出去有兩種作法…

先條列再拖曳:條列之後可以拖曳出來變成心智圖的子項目。

先用心智圖,再轉為卡片,再關連進卡片:另一種方法是先用心智圖快速建立文字,再轉換為卡片,CtrlL 複製連結後貼回主要卡片。

因為開啟心智圖功能,所以會自動對齊,拖曳過程中會有磁吸效果不需要一一調整,也可以向下發展問題或答案,我個人覺得第一種方法比較順一點,不然將卡片、文字模式混合使用,如果大家有更好的作法也可以按照自己的方式。

先打好文字,再將區塊拖曳出來變成心智圖的項目
先打好文字,再將區塊拖曳出來變成心智圖的項目

圖片+文字標註重點

如果過程有圖片的話,我之前有看過其他人分享用白板的另一種方式:圖片+文字註記的方式,來達到可視化,再用 Ctrl2 來連結文字跟卡片。也不一定要開啟心智圖的功能,我自己這裡會使用卡片,放在圖片附近也會有類似的效果。

利用可視化特性,將卡片展現在白板上
利用可視化特性,將卡片展現在白板上

2️⃣用 Task 歸納出「下一步行動」

條列行動

發散階段差不多了,可以適時收斂成具體行動,因為這個範例行動項目比較明確,所以我就直接列出來,每一個都可以獨立發展成新卡片,我這裡還會另外框一個 Section 給這些同為行動項目的卡片。

另一種方法也提供大家參考,是利用表格的方法,這裡一樣利用先在白板上建卡片,複製卡片連結(CtrlL)後再貼回主卡片的作法,用表格的美觀度或是操作上的順暢度就自行體會囉!

下一步行動一樣先條列再拖曳成新卡片,適時利用 Section 分類行動,如果想要並排文字,可以用 Table 表格功能。
下一步行動一樣先條列再拖曳成新卡片,適時利用 Section 分類行動,如果想要並排文字,可以用 Table 表格功能。

轉換為 Todo list

一旦確定時間的行動,也可以直接轉換成任務(快捷鍵是 CtrlShift4),有時間條件加入後,就可以從 Journal 或是 Task 去管理,這裡的區塊要不要按照時間順序排列,看個人習慣即可。Todo list 有很多延伸用法,在筆記中、在表格中、在日記中都行。

延伸閱讀:Heptabase 一點通|利用 Task 推進任務 #10

3️⃣與其他卡片進行連結

從桌面或抽屜中提取卡片

利用 CtrlShift\ 打開右側邊欄,可以從卡片庫中找一些之前的卡片來利用,我們可以用一些篩選條件,找到像是登山路線、登山裝備、或是別人的影片。

從網路中提取資源

Heptabase 中,側邊欄位其實可以開啟網頁,搜尋網路上的資源,點選這個 References 就可以在搜尋框中透過網路直接搜尋相關資訊。

如果需要更進一步,可以點擊「在瀏覽器中開啟」,查看更多的內容。有查到有用的資訊,可以直接反白後拖曳進 Heptabase 中,不管是圖片或是文字都可以。是不是很方便呢?

這些零碎資訊稍微排版一下,可以整理進現有的卡片中,或是右鍵 Turn into new card 將文字轉換為新卡片。

右側欄位中的資源,不管是文字或圖片都可以可以拖曳進白板。
右側欄位中的資源,不管是文字或圖片都可以可以拖曳進白板。

關連 PDF 並標註重點

有關 PDF 檔案,可以直接拖曳進卡片中當成附件,也可以單獨嵌入進白板閱讀,嵌入的好處是可以在白板中直接對照內容並標註重點。

PDF 可以直接附在卡片中,或是在白板中展開來當作參考資料使用。這個功能用在資料對照或是寫論文要引用的時候非常好用。

不用擔心有註記的內容跑掉或遺失,我們可以在右上角 Highlights(快捷鍵是 Ctrl5)的地方找到之前的註記。

PDF 檔案中的註記,也可以查閱。
PDF 檔案中的註記,也可以查閱。

第 2、3 步驟可調整順序

我們大腦就是不斷在發散跟收斂中進行思考,所以要先列出行動再找資源,還是從蒐集資源過後,再收斂行動,都是可以自行調整,甚至途中如果發現有新的問題,也可以回到第一步去新增問題。

第二、三階段順序可以更換,甚至可以回到第一階段補充問題。
第二、三階段順序可以更換,甚至可以回到第一階段補充問題。

4️⃣行動後產生「經驗筆記」方便未來覆盤

加上 #Review 標籤方便覆盤

在原子筆記的最後,我們可以進行回顧,除了回顧過程中有哪些優點可以保持,哪些缺點可以改進,還可以關連 Journal ,這樣從 Journal 中也可以在日期中看到關連。

我會習慣把這些卡片都上#Review 的標籤,方便之後覆盤的時機可以一次看到所有過去的小覆盤。

最後的覆盤筆記可以知道源頭,如果有 Review 標籤,未來可以從標籤庫找到「經驗」。
最後的覆盤筆記可以知道源頭,如果有 Review 標籤,未來可以從標籤庫找到「經驗」。

透過原子筆記,進行完整的思考

原子筆記結構完整,從問題出發,為了解決問題,才會找相關的資源,還有下一步行動,最後做一個經驗筆記的萃取,讓整個筆記週期是可以正向循環。

有完整的思考模式,才會有正確的行動,我用西遊記中,跟孫悟空相關的兩個物品來形容:

筋斗雲:幫助我們「跳躍性思考」,華人的教育方式比較缺乏這個環節,因為沒有人想要當「問題兒童」,漸漸地我們就不太會去主動思考,所以從現在就開始,大家要練習駕馭自己的筋斗雲吧!

緊箍咒:不是唐三藏用來 PUA 孫悟空的,是用來幫助我們收斂,有時候筋斗雲翻得太過火了,要適時的收回來。

透過原子筆記,進行完整的思考

一切從問題開始

我思故我在,從問題的根源開始發散思考,這些問題透過原子筆記提煉成個人 Wiki,下次可以翻出相關的處理過程、相關的資源,還有最終的經驗。

過程中,找尋資源並聚焦行動

這個階段會有不斷的發散和收斂,產生的行動是經過思考的收斂階段,而不是一開始發散就列行動,如果沒有一個有邏輯、系統化的原子筆記作法,讓我推測一下,可能會發生哪種結局:

  1. 遲遲沒有推進目標,因為不知道接下來要做什麼…
  2. 買了一堆登山裝備,結果一次都用不到…
  3. 直接從第一段開始爬,結果被震撼教育,不敢也沒有動力再進行其他段,登山裝備用了一次就塵封在家中衣櫃…

從大處著眼,從小處著手

經過發散和收斂後,最後所產生的精華要透過筆記記錄下來,因為是自己親身經歷,絕非網路上能找到的寶貴經驗,同樣地,未來覆盤的時候,有原子筆記的關連效果,回顧的時候可以知道來龍去脈,進而減少無效的刻意覆盤。

也跟大家分享我的經驗,在此之前本人沒有登山經驗,我會從最簡單最平緩,路線最短的路線開始計畫:

  • 要順行還是逆行?上下坡會不會影響結果?兩端哪邊的交通比較不便,我會選擇當起點,這樣終點就會比較順。
  • 如果幾次下來,再看看缺什麼裝備再來補足,如果成為固定的興趣,再來考慮課金升級裝備。
  • 第一次我的健行筆記 APP 會閃退,後來設定好定位權限就沒問題了(只是我要找機會補足第一次沒蒐集到的寶石…)

延伸閱讀:用科學的角度來看生產力

原子筆記還可以用在什麼地方?

之所以用「台北大縱走」來當案例,是因為這是一個目標明確而且下一步行動也比較具體,容易理解的例子。原子筆記還可以用在哪些領域呢?

知識管理(閱讀筆記):有別於閱讀筆記以書為單位做筆記,我們可以「以問題出發」,再去找到可以解決問題的相關書籍,從這些書籍中再衍生新的洞見,將知識節點串起來,如此一來對於閱讀的執行力也比較好,不會瞎讀或是讀不下去。

專案管理(專案筆記):專案也很適合用原子筆記進行,不知道大家有沒有發現裡面有用了一點「敏捷式方法」,一則筆記就是一個 SCRUM 的循環,完整的筆記週期也有助於串連問題和經驗。

延伸閱讀:Notion 一點通|SCRUM 敏捷式專案管理 #Sprint 的正確用法

原子筆記還可以用在什麼地方

最後,原子筆記的目的,是串連各個筆記節點,達到類似於大腦運作的網狀效果,系統化的筆記做久了,也慢慢能做好大腦整理!

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阿哲|大腦整理師
阿哲|大腦整理師

我是阿哲,我是一名兼職的整理師,喜歡研究各種提升生產力的方法和工具,目前正在推廣#數位收納的路上…

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